사용 설명서

자판기 원격 관리 시스템

공구, 보호구 및 소모품(MRO) 관리 자판기

원격 통합 관리 플랫폼

버전: 2.0

발행일: 2020년 5월 15일

MRO Solution

웹사이트: FactoryUSE.com

전화: +421 33 554 9049

이메일: info@factoryuse.com

1장 - 개요

이 설명서는 공구, 보호구 및 소모품 관리 자판기를 원격으로 관리할 수 있는 웹 기반 원격 관리 시스템의 사용법을 안내합니다.

적용 범위

이 사용 설명서는 산업 현장에 설치된, 금융 거래를 처리하지 않는(즉 '상업용'이 아닌) 물품 지급·회수·대여 자판기의 운영자를 위해 작성되었습니다. 이 설명서는 운영 조직의 관리자와 직원이 시스템을 파악하고, 시스템을 도입하며, 최대한의 비용 효율성을 달성하도록 지원합니다.

목적

이 사용 설명서를 통해 다음을 수행할 수 있습니다:

• 자판기를 이용할 직원을 관리합니다. 신규 직원을 등록하고, 식별 코드(카드 또는 칩)를 배정하며, 사용하지 않는 카드(칩) 목록을 확인할 수 있습니다. 선택한 직원에게 관리자 권한을 부여할 수 있습니다.

• 그룹과 코스트센터(비용 부서)를 생성하고 직원을 그룹에 배정할 수 있습니다. 예를 들어 그룹 구성원이 하루에 몇 개의 보호구를 자판기에서 수령할 수 있는지와 같은, 각 직원(조직) 그룹에 관련된 권한을 설정할 수 있습니다.

• 운영 중인 지급형 자판기의 재고 충전 상태를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 회수형 자판기에 넣은 물품 사진을 목표 선택 또는 무작위 표본 방식으로 점검할 수 있습니다.

• 시스템에 내장된 리포트를 관리하고, 기타 업무 및 경영 리포트에 필요한 데이터를 추출하여 저장할 수 있습니다.

원격 관리 시스템 접속

원격 관리 시스템은 현장에 별도의 데이터 서버나 프로그램 설치가 필요하지 않으며, 인터넷에 연결된 모든 데스크톱 PC, 노트북 또는 모바일 기기에서 접속할 수 있습니다.

테스트 및 권장 웹 브라우저

Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera

2장 - 시작하기

이 장에서는 원격 관리 시스템 사용을 시작하는 방법을 안내합니다.

• 로그인

• 로그아웃

• 비밀번호 변경

로그인 권한

시스템에 로그인하려면 전용 사용자명과 비밀번호가 필요합니다. 사용자명과 비밀번호는 시스템 관리자가 발급하며, 신규 계정 등록은 담당자에게 요청할 수 있습니다. 요청한 사용자명/비밀번호는 늦어도 자판기 설치 및 인도 시점까지 전달받게 됩니다.

로그인 전에 시작 화면 오른쪽 상단의 드롭다운 메뉴에서 언어를 선택할 수 있습니다. 이후 '로그인' 버튼을 클릭하면 사용자명/비밀번호 입력 창이 열립니다.

화면 구성: 로그인 창

사용자	로그인 사용자명 입력란
비밀번호	비밀번호 입력란
내 컴퓨터	체크박스 — 공용 기기가 아닌 개인 기기에서 로그인할 때 표시. 비활성 허용 시간이 길어짐
취소 / 로그인	하단 버튼 — 취소 또는 로그인 실행

로그인 정보를 입력하세요. 로그인에 사용하는 기기가 공용이 아니라 본인만 사용하는 기기인 경우 '내 컴퓨터' 체크박스에 표시하세요. 이 경우 시스템은 더 긴 비활성 시간을 허용하므로, 로그인된 사용자의 유효 접속이 더 늦게 종료됩니다.

로그인에 성공하면 '로그인' 버튼 자리에 사용자 이름이 표시되며, 주요 메뉴가 있는 시스템 시작 화면이 나타납니다.

로그아웃

로그아웃하려면:

• 화면 오른쪽 상단에 표시된 사용자 이름 위로 커서를 이동한 뒤 클릭합니다.

• 팝업 목록에서 '로그아웃'을 클릭합니다.

비밀번호 변경

• 새 비밀번호로 처음 로그인한 경우, 로그아웃 안내에 설명된 위치에서 '비밀번호 변경'을 선택하세요.

• 임시 비밀번호를 적절한 새 비밀번호로 변경하세요.

참고: 기억하기 쉬운 새 비밀번호를 선택하세요. 비밀번호를 잊어버리면 관리자도 이를 알아낼 수 없습니다 — 개인 비밀번호는 관리자에게도 보이지 않습니다. 비밀번호를 잊은 경우 담당자가 새 임시 비밀번호를 설정해 드릴 수 있으며, 첫 사용 시 이를 다시 변경하시는 것이 좋습니다.

3장 - 시작 화면, 메뉴 탐색

화면 구성: 시작 화면 주요 메뉴 구성

시스템 구조

메뉴 구조는 일반적인 도입 절차를 그대로 따릅니다 — 먼저 '누구에게 무엇을 지급할 것인가'('누구에게서 무엇을 회수할 것인가') 질문에 답합니다. 자판기를 이용하는 직원, 각 개인을 식별하는 카드(번호), 조직 내 소속 그룹은 권한이 있는 모든 관리자가 편집할 수 있습니다. 지급형 자판기에 넣을 수 있는 품목은 시스템 관리팀만 변경할 수 있는데, 이는 품목 변경이 자판기 개조 및 테스트를 수반하기 때문입니다. 테스트가 성공적으로 완료되면 제품 그룹이 시스템에 등록됩니다. 각 제품, 제품 그룹, 직원 그룹에 대한 등록 권한은 이후 사용자가 직접 편집할 수 있습니다.

참고: 이름이나 카드번호가 많이 포함된 변경 요청 — 또는 초기 데이터 입력 — 은 담당자가 대신 처리해 드릴 수 있습니다. 담당자에게 연락하여 지정된 엑셀 양식으로 원하는 변경 사항의 데이터를 보내주세요.

주요 메뉴: 마스터 데이터, 자판기 서비스, 로그, 시스템 상태, 리포트

제품 권한 설정에 대해서는 다음 장(4장 - 마스터 데이터)에서 자세히 설명합니다. 시스템 도입 전에 권한은 관리팀이 미리 생성해 둡니다. 기본 설정은 보안을 우선시하며, 이후 사용자의 필요와 업무 경험에 따라 수정할 수 있습니다.

도입 이후에는 '로그' 메뉴에서 어떤 물품이 누구에게 지급되었는지 확인할 수 있습니다.

자판기의 작동 상태와 서버와의 통신 상태는 '시스템 상태' 메뉴에서 확인할 수 있습니다.

'리포트' 메뉴에서는 조직과 관리자에게 일반적으로 필요한 집계·통계 자료를 확인할 수 있습니다. 여기서 리포트를 엑셀 형식으로 다운로드할 수도 있습니다.

참고: 시스템 연동: 자판기에서 발생하는 거래 내역을 정해진 주기(예: 매일)로 사내 ERP 시스템에 전달해야 하는 경우, 담당자에게 알려주시기 바랍니다.

메뉴 구조, 탐색

편리한 탐색을 위해 메뉴 구조의 어느 위치에 있든 클릭 한 번으로 메인 메뉴로 돌아갈 수 있습니다. 시스템 사용자 인터페이스는 모든 메뉴에서 동일한 방식으로 탐색을 돕는 버튼과 표시를 제공합니다.

화면 구성: 화면 공통 구성 요소 (모든 메뉴에서 동일)

위치	구성 요소	기능
1행	주요 메뉴 바	마스터 데이터 / 로그 / 시스템 상태 / 리포트 등 최상위 메뉴
2행 왼쪽	홈 아이콘	클릭 시 메인 메뉴로 이동
2행 오른쪽	현재 위치 표시	현재 있는 주요 메뉴 > 세부 메뉴 경로 표시
3행	메뉴 이름 + '+' 아이콘	새 항목 등록
4행	검색 필터 바 (하늘색)	'검색' / '전체' 버튼으로 필터링 및 초기화

최상단 행에는 주요 메뉴가 있습니다. 각 주요 메뉴 이름 옆의 삼각형 위로 커서를 가져가면 해당 메뉴의 세부 메뉴 목록이 나타납니다. 원하는 이름을 클릭하면 세부 메뉴로 이동합니다.

'+' 아이콘은 마스터 데이터 하위의 세부 메뉴에서 새 항목을 등록할 때 사용합니다 — 예를 들어 마스터 데이터/직원 메뉴에서 새로 입사한 직원을 등록할 때입니다.

'검색'과 '전체' 아이콘을 사용하면 세부 메뉴에서 선택 가능한 조건으로 필터링하거나, 조건 없이 전체 목록으로 돌아갈 수 있습니다.

4장 - 마스터 데이터

참고: 다시 한 번 안내: 자판기에서 무엇을 지급할 수 있는지는 이미 시스템 관리팀이 설정해 두었습니다 — 자판기를 제작하고 테스트를 완료했습니다. '마스터 데이터' 및 그 세부 메뉴는 사용자가 자신의 업무 환경과 자판기 운영 조건을 생성하고, 이를 최신 상태로 유지·편집할 수 있도록 하기 위한 것입니다. 가장 먼저 자판기를 이용하는 직원을 다룹니다.

직원

이 메뉴를 처음 열면 빈 화면이 나타납니다 — 다만 초기 데이터로 직원 목록이 이미 등록되어 있는 경우는 예외입니다.

화면 구성: 직원 목록 화면

필드	설명
이름 / 사번	검색 조건
슈퍼바이저 / 활성 카드 보유 / 보관 여부	예·아니오·전체로 필터
회사 / 부서, 코스트센터 / 직원 그룹	소속 조건으로 필터

직원 등록

화면이 비어 있거나 시스템에 직원을 추가하려면 '+' 버튼을 클릭하세요. 그러면 '직원 등록' 화면이 나타납니다.

화면 구성: 직원 등록 화면

구역	포함 필드
식별	이름 · 사번 · 이메일 · 전화번호 · 바코드
자판기	표시 메시지 · 메시지 표시 시간
근무지	부서/코스트센터 · CostCenter · 직원 그룹 · 사업장
설정	보관(비활성) · 슈퍼바이저 · 승인 전용 슈퍼바이저
기타	메모

'식별' 섹션에는 직원 정보를 입력할 다섯 개의 필드가 있습니다(이름, 사번, 이메일, 전화번호, 바코드). 시스템이 작동하려면 최소한 '이름' 필드는 입력해야 합니다.

참고: 회사 정책상 직원 이름을 등록할 수 없는 경우, 이름 대신 식별 번호를 사용할 수 있습니다.

일부 자판기 모델의 경우 '자판기' 섹션에서 카드 인증 시 시스템이 직원을 인식했을 때 표시할 텍스트 메시지와 표시 시간을 설정할 수 있습니다. 이 기능의 사용 가능 여부는 담당자에게 문의하세요.

'근무지' 섹션에서는 부서/코스트센터, CostCenter, 직원 그룹, 근무지(사업장) 항목이 이미 등록되어 있는 경우에만 선택할 수 있습니다. 초기에는 이 필드들이 비어 있습니다.

참고: 원격 관리 시스템을 이미 능숙하게 사용하고 계시고, 체계적으로 빠르게 데이터를 입력하고자 한다면, 개별 직원을 등록하기 전에 직원 그룹(부서)과 코스트센터를 먼저 생성하는 것을 권장합니다.

'설정' 섹션에서는 자판기를 활발히 이용하는 직원 목록에서 해당 직원을 제외할지 여부를 지정할 수 있습니다. 이를 위해 '보관됨' 체크박스에 표시하세요.

'슈퍼바이저' 체크박스는 해당 직원이 자신이 속한 직원 그룹의 다른 직원에게 자판기에서의 물품 수령을 승인해 줄 수 있는 경우 표시합니다.

주의! 슈퍼바이저 지위는 관리자 지위가 아닙니다. 경우에 따라 개별적으로 자판기에서의 수령을 승인할 수 있을 뿐이며, 다른 사람에게 일반적인 권한을 부여할 수는 없습니다.

참고: 슈퍼바이저 지위 활용 실제 예시: 10명으로 구성된 정비팀에서 모든 인원이 하루에 보호장갑 한 켤레를 수령할 수 있습니다(일일 크레딧 1개). 팀장 역시 하루에 한 켤레가 배정됩니다(일일 크레딧도 1개) — 그런데 팀원 중 한 명의 장갑이 예정보다 일찍 닳는 경우, 그 직원도 보호구 없이 있어서는 안 됩니다. 팀장에게 슈퍼바이저 설정과 10개의 일일 크레딧을 부여합니다. 이렇게 하면 팀장이 (함께 자판기에 갈 경우) 팀원이 장갑을 추가로 하나 더 수령하도록 승인할 수 있습니다. 팀장(슈퍼바이저)의 10개 크레딧이 소진되면, 그날은 더 이상 팀원에게 추가 장갑을 지급할 수 없습니다.

'승인 전용 슈퍼바이저': 슈퍼바이저 본인의 업무에는 물품이 필요 없고, 부하 직원에게만 추가 수령을 승인해 줄 수 있는 경우에 표시하세요.

'기타' 섹션에서는 직원에게 자유 형식의 메모를 첨부할 수 있습니다. '저장' 버튼을 클릭하면 지금까지의 설정과 입력 내용을 저장합니다. 화면 오른쪽의 '뒤로' 버튼을 클릭하면 이전 메뉴로 돌아가지만, 이때 변경 사항은 저장되지 않습니다.

직원 메뉴에 이미 여러 직원이 등록되어 있는 경우, 필터 필드 아래에 전체 목록 항목 수와 그중 불러온 항목 수를 보여주는 표시기가 있습니다: '목록에 표시된 데이터 수: 50 / 256'. 즉 회사에 256명의 직원이 등록되어 있고, 그중 처음 50명이 목록에 로드되어 있다는 뜻입니다.

카드

참고: 직원 식별에는 일반적으로 사내 출입 카드가 사용되므로 이 메뉴와 장의 이름이 '카드'입니다. 하지만 직원을 다양한 다른 수단으로도 식별할 수 있습니다. 사내에 출입 카드 시스템이 없는 경우, 별도의 식별용 카드를 공급받을 수 있습니다. 또는 이와 동등한, 열쇠고리에 걸 수 있는 식별 칩도 식별 수단으로 사용할 수 있습니다.

'카드' 메뉴를 처음 열면 빈 화면이 나타납니다 — 다만 초기 데이터가 이미 등록되어 있는 경우는 예외입니다.

화면 구성: 카드 목록 화면

직원에게 카드 등록하기

특정 직원에게 카드를 등록하려면 '직원' 메뉴로 이동하여 해당 직원의 이름을 검색한 뒤, 이름을 클릭하여 직원 상세 정보를 열어야 합니다.

화면 구성: 카드 연결 창

주의! 시스템은 '확인' 버튼을 누를 때 입력한 어떤 문자열이든 받아들입니다 — 하지만 실제로는 해당 카드의 실제(전자적으로 읽을 수 있는) 식별 번호와 정확히 일치하는 문자열이어야 자판기가 직원을 인식할 수 있습니다!

카드를 연결할 때 카드-직원 매칭에 대한 텍스트 메모를 추가할 수 있습니다.

카드 번호 스캔 등록 절차

카드 식별 번호를 입력할 때 발생할 수 있는 오타를 다음 스캔 등록 절차로 방지할 수 있습니다:

노트북에서 원격 관리 시스템을 실행한 상태로 해당 카드를 들고 운영 중인 자판기로 이동합니다. 시스템의 '직원/상세정보' 메뉴, '연결된 카드' 섹션에 있는 스캔 아이콘을 클릭하면 스캔 대화상자로 이동합니다.

화면 구성: 카드 스캔 등록 창

'자판기' 창에서 현재 있는 기기를 선택합니다. '카드 스캔' 버튼을 클릭하면 버튼 옆에 카운터가 시작되어 15초 동안 카드를 자판기 리더기에 대야 함을 알려줍니다. 이때 카드의 식별 번호가 읽혀 해당 직원에게 연결됩니다.

참고: 직원용 카드 외에도 충전용, 서비스용, 테스트용 카드 등 다른 유형의 카드도 만들 수 있습니다. 이러한 요청이 있는 경우 담당자에게 문의하시면 해결을 도와드립니다.

'카드 코드'는 카드(또는 식별 칩)의 전자 식별 번호로, 식별 카드의 지울 수 없는 고유 특성입니다.

각 카드의 상세 정보는 표에서 카드 식별 번호를 클릭하면 '상세 정보' 메뉴에서 확인할 수 있습니다. 이 메뉴는 정보 확인용이며, 데이터를 편집할 수는 없습니다. '직원' 또는 '거래 내역' 표시를 클릭하면 프로그램이 해당 카드와 관련된 정보를 열어줍니다. 상태를 변경(비활성화)하려면 '직원/상세정보' 메뉴의 '연결된 카드' 섹션에서 X 아이콘을 클릭하여 해당 카드를 회수할 수 있습니다.

비활성 상태(직원에게 재배정 가능, 즉 사용 가능한) 카드는 '카드' 메뉴에서 필터링하여 목록으로 확인할 수 있습니다.

부서, 코스트센터

메뉴 이름 앞의 '+' 아이콘을 클릭하면 새 부서 또는 코스트센터를 생성할 수 있습니다. 부서는 일반적으로 사용하는 명칭이며, 코스트센터는 해당 근무 영역의 숫자 코드(대개 회계에서 사용하는 코드)입니다.

화면 구성: 부서/코스트센터 목록 및 상세 정보

순번	이름	코드	회사
1	부품 생산부	0012	MRO Solution
2	전자부	0042	MRO Solution

생성된 부서는 목록에서 확인할 수 있으며, 각 부서 이름을 클릭하면 '상세 정보' 메뉴가 열립니다. 상세 정보에는 내부 ID, 이름, 코드, 회사, 메모, 그리고 '소속 직원' 링크가 표시됩니다.

기존 부서의 정보와 코스트센터 숫자 코드는 연필 아이콘을 클릭하여 수정할 수 있으며, '+' 아이콘으로 이 메뉴에서 바로 새 부서를 추가로 등록할 수 있습니다.

직원 그룹

시스템을 이용하는 직원, 관리자, 현장 책임자를 그룹화하는 데 사용되며, 같은 그룹에 속한 사람들이 동일한 권한 — 즉 자판기에서 수령할 수 있는 품목에 동일하게 접근하고, 동일한 품목을 동일한 빈도로 수령할 수 있도록 하기 위한 목적입니다.

화면 구성: 직원 그룹 목록

순번	그룹명	회사
1	생산 관리	MRO Solution
2	용접공	MRO Solution
3	dinsa	MRO Solution
4	사무직	MRO Solution

'직원 그룹' 메뉴의 구성과 작동 방식은 '부서, 코스트센터' 메뉴와 매우 유사합니다. 메뉴 이름 앞의 '+' 아이콘을 클릭하면 새 직원 그룹을 생성할 수 있고, 목록에서 그룹 이름을 클릭하면 상세 정보를, 연필 아이콘을 클릭하면 편집 화면을 볼 수 있습니다.

자판기

'자판기' 메뉴는 회사에서 운영 중인 자판기의 기술적 관리를 위한 것입니다.

화면 구성: 자판기 목록 화면

각 자판기 행 오른쪽 끝의 '온라인' 열에 표시되는 아이콘은 서버와의 연결 상태를 나타냅니다. 초록색은 정상 연결, 빨간색은 오프라인 상태를 의미합니다. 자판기 행의 IMEI 번호를 클릭하거나 정보 아이콘을 클릭하면 '상세 정보' 하위 메뉴로 이동합니다.

'상세 정보' 하위 메뉴에서는 자판기의 상세 데이터, 설정, 자판기가 처리하도록 구성된 제품, 그리고 재고 관리 특성을 확인할 수 있습니다. 표시되는 정보는 안내용일 뿐이며, 기술적 변경은 반드시 담당자를 통해서만 시작할 수 있습니다.

화면 구성: 상세 정보 — '데이터' 탭

구역	포함 항목
식별	내부ID · Guid · 제조번호 · 라벨
모뎀	활성 · IMEI · IP주소 · 전화번호
운영	운영파트너 · 회사 · 사업장 · 설치 위치 · GPS 좌표

화면 구성: 상세 정보 — '제품 구성' 탭

각 버튼(스파이럴)에 배정된 제품명, 비현금가, 최대 용량, 재고 알림 기준 수량을 확인할 수 있습니다.

화면 구성: 상세 정보 — '재고 관리' 탭 (현재 재고)

'재고 관리' 하위 메뉴에서 '현재 재고' 버튼을 클릭하면 각 자판기의 물품 지급 스파이럴(스파이럴 그룹)의 충전 상태를 확인할 수 있습니다. 이 메뉴는 어느 자판기의 어느 트레이, 어느 스파이럴에 어떤 품목이 배정되어 있는지, 스파이럴 용량은 얼마이며 현재 충전량은 얼마인지를 색상(녹색=충분, 주황=보통, 빨강=부족)으로 시각적으로 보여줍니다.

주의! 동일한 나사산 간격의 스파이럴에서는 물리적으로 품목을 서로 바꿔 넣는 것이 가능합니다(예: 지름 115mm의 절단 디스크를 같은 지름 115mm의 연마 디스크로 교체). 하지만 이렇게 하면 재고 관리 데이터가 뒤섞이게 됩니다. 이러한 품목은 절대 서로 바꾸지 마십시오! 교체가 꼭 필요한 경우, 담당자에게 요청 사항을 알려주시면 자판기에서 실행한 물리적 교체가 서버의 재고 관리 설정과 동기화되도록 조치하여 데이터 혼동을 방지해 드립니다.

재고 관리 기능을 이용하면, 충전 작업을 수행하는 직원 — 자판기를 열 수 있는 권한과 열쇠를 가진 직원 — 이 충전을 마친 후 자판기를 어떤 충전 수준으로 마감했는지 입력할 수 있습니다. '수량 충전' 버튼을 클릭하면 스파이럴별 입력 창이 열리며, 각 필드에 충전량을 입력한 뒤 '저장' 버튼으로 기록합니다.

필요한 경우, 자판기 문을 열어 품목을 꺼내야 할 때는 '수량 반출' 버튼을, 실제 재고와 서버 기록이 일치하지 않을 때는 '수량 실사' 버튼을 사용해 보정할 수 있습니다.

제품 그룹

주의! 변경 시 대부분의 경우 하드웨어(스파이럴 배치) 변경이 수반됩니다!!!

'제품 그룹' 메뉴는 개별 제품을 원하는 방식으로 그룹화하고, 같은 그룹 내 제품(품목)에 대한 접근을 동일한 방식으로 규제하기 위한 것입니다.

화면 구성: 제품 그룹 상세 정보 예시 — '전력 어댑터' 그룹

순번	제품명
0	전력 어댑터 조
1	전력 어댑터 나사

메뉴에서 새 제품 그룹을 생성하거나 기존 제품 그룹을 편집하는 방법은 다른 메뉴와 동일하게 '+' 및 연필 아이콘을 클릭하여 수행할 수 있습니다.

제품 권한

이 메뉴에서는 각 직원 그룹이 자판기에서 수령할 수 있는 품목(제품), 수령 간 필요한 최소 간격, 그리고 정해진 기간(일/주/월) 동안 해당 직원 그룹에 속한 직원이 몇 개까지 수령할 수 있는지를 확인하고 설정할 수 있습니다.

주의! 따라서 제품 수령을 개인별로 제한하는 것은 불가능합니다! 제품 권한을 관리하려면 먼저 각 직원을 직원 그룹에 배정한 뒤, 이 직원 그룹에 대해 한도값을 생성해야 합니다.

이 방식 덕분에 직원(개인)이 다른 근무 영역으로 재배치되는 경우, 해당 직원에게 연결된 직원 그룹만 변경하면 됩니다. 이 변경으로 직원의 모든 제품에 대한 권한이 자동으로 갱신되며, 제품별로 개별적으로 권한과 한도를 다시 변경할 필요가 없습니다.

화면 구성: 제품 권한 목록 예시 (회사 = MRO Solution)

제품 권한을 표시(목록화)하려면 드롭다운 메뉴에서 회사를 선택하세요. 선택하면 목록이 자동으로 표시되며, 여기에는 '검색' 버튼이 없습니다. 직원 그룹까지 선택하면 목록을 (자동으로) 더 좁힐 수 있습니다.

각 직원 그룹에 속한 제품 권한을 설정하려면 직원 그룹 이름 옆에 나타나는 연필 아이콘을 클릭하세요. 목록에는 세 개의 열이 표시되며, 각 필드를 개별적으로 편집할 수 있습니다: ① 허용 수량, ② 기간 단위(한도없음 / 금지 / 일 / 주 / 월 / 년), ③ 보유(차단) 시간(분).

가운데 열을 클릭하면 드롭다운 메뉴에서 제한을 적용할 기간을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 전원 어댑터 조에 대해 월 단위로 한도를 설정하려면 '월'을 클릭합니다. 첫 번째 열에 입력된 숫자 '3'의 의미는: 해당 그룹에 속한 직원들은 월 3개까지 수령할 수 있다는 뜻입니다. 한 달이 지나기 전에 네 번째 개를 수령하려고 하면 시스템이 요청을 거부합니다.

월 3개의 허용 수량을 직원이 월초 몇 분 안에 모두 수령하는 것을 막고 싶다면, 해당 제품에 '보유 기간'을 설정할 수 있습니다. 세 번째 열에 다음 수령/서비스가 차단되는 기간을 분 단위로 입력합니다. (10,080분 = 7일 × 24시간 × 60분)

변경, 편집한 설정은 목록 상단의 저장(초록) 아이콘을 클릭하여 저장할 수 있습니다. 빨간 X 아이콘을 클릭하면 시스템이 저장하지 않고 편집을 종료합니다.

5장 - 자판기 서비스

창고에 입고된 제품을 등록하는 데 사용됩니다.

1단계 — 거래 유형 선택

거래 유형(예: 재고 이동)을 선택한 뒤 '다음' 버튼을 클릭합니다.

2단계 — 재고 이동 기본 정보 입력

출발 창고와 목적 창고를 지정하고, 배송장 번호와 송장 번호를 등록할 수 있습니다.

3단계 — 재고 이동 항목 입력

검색	입고할 제품 선택 (제품 코드/바코드 입력 가능)
수량 / 확인	수량 입력 후 확인
등록된 항목	지금까지 추가한 항목 목록
저장	전체 항목 저장

'검색' 버튼으로 입고할 제품을 선택하세요. 제품 코드나 바코드 번호를 입력할 수 있습니다. 수량 필드에는 제품의 개수를 입력한 뒤 '확인' 버튼, 모든 항목 등록을 마치면 '저장' 버튼으로 변경 사항을 기록합니다.

입고 거래 로그(재고 이동 로그)

화면 구성: 재고 이동 로그 화면

출발 창고 아래 파란색 글자로 표시된 정보(예: '보호구 공급처')를 클릭하면 창고 상세 정보 화면으로 이동합니다.

화면 구성: 창고 상세 정보 화면

식별	내부ID · 이름(예: 보호구 공급처) · 운영파트너
설정	상위 창고 · 창고 관리 사용자 · 네트워크 창고 · 가상 창고
기타	메모
링크	현재 재고 · 창고 재고 변경 로그

연필 아이콘을 선택하면 등록된 데이터를 편집할 수 있고, '+' 버튼으로 새 창고를 등록할 수 있습니다.

자판기 충전 로그

이 장에서는 데이터베이스에서 선택 가능한 기간과 조건을 지정하여 자판기에 얼마나 많은 제품이 충전되었는지 확인할 수 있습니다. 여러 대의 자판기를 운영 중인 경우 특정 자판기와 제품 종류로도 필터링할 수 있습니다. 필터 조건을 설정한 뒤 '검색' 버튼을 클릭하면 데이터를 불러올 수 있으며, 목록 하단의 '엑셀 다운로드' 버튼으로 내보낼 수 있습니다. 중요: 거래 건수는 실제 반출된 수량을 나타냅니다.

창고

'+' 버튼을 눌러 새 창고를 등록할 수 있습니다. '검색' 버튼을 눌러 등록된 창고 목록을 확인할 수 있습니다. 각 창고 행 오른쪽에서 재고, 편집, 상세 정보 아이콘 중에서 선택할 수 있습니다.

화면 구성: 창고 재고 화면 예시

순번	제품명	코드	수량	재고가치
1	조립장갑 10호		-12,00 개	-
2	테스트해머 1	1133	87,00 개	-

6장 - 로그

화면 구성: 거래 로그 화면

거래 유형 구분:

• 카드 결제 — 모든 자판기에서 발생한 수령 거래를 시점, 사번, 이름, 그룹, 제품, 자판기, 승인자, 크레딧 번호, 사진 번호 기준으로 기록합니다.

• 승인 — 승인자 정보 및 승인된 제품, 자판기 정보

• 제품 반납 — 모든 반납 거래를 시점, 사번, 이름, 그룹, 제품, 자판기, 승인자, 크레딧 번호, 사진 번호 기준으로 기록합니다.

시작 및 종료 시점과 거래 유형을 지정하세요. 거래 유형만 선택한 경우, 시스템은 모든 데이터(코스트센터, 직원, 그룹, 자판기, 카드, 직원, 제품)를 가져옵니다. '엑셀 다운로드' 기능을 선택하면 필터링된 결과를 엑셀 파일로 내보낼 수 있습니다.

7장 - 시스템 상태

화면 구성: 자판기 상태 로그 화면

자판기를 선택하면 해당 자판기가 온라인(초록색)인지 확인할 수 있습니다. 서버 연결이 없는 경우 오프라인(빨간색)으로 표시됩니다.

8장 - 리포트

기간을 선택하고 거래 유형(카드 결제, 승인, 제품 반납)을 지정하면 직원별 전체 거래 내역을 수치화하여 확인할 수 있습니다.

화면 구성: 직원 통계 화면

기간을 선택하고 거래 유형(카드 결제)을 지정하면, 자판기에 있는 물품이 어떤 수량으로 반출되는지 확인할 수 있습니다. 여러 대의 자판기를 운영하는 경우 특정 자판기 번호를 지정하여 해당 자판기에서 소진된 제품 수량만 필터링하고 엑셀로 내보낼 수 있습니다.

화면 구성: 제품 통계 화면

중요: 거래 건수는 실제 반출된 수량을 나타냅니다.

자판기 낱개 재고 리포트

자판기와 제품을 선택할 수 있습니다. 선택하지 않으면 운영 중인 모든 자판기의 전체 제품이 필터 결과에 포함됩니다.

운영파트너	제품명	코드	최대용량	재고	재고가치	비율
MRO Solution	Adapter M8	460819001	0	0	0,00%	0
MRO Solution	면장갑 점박이	942600199	10	10	100,00%	0

창고 재고

드롭다운 메뉴에 있는 조건(대상, 운영파트너, 창고, 제품) 중에서 선택하세요.

운영파트너	제품명	코드	재고
MRO Solution	CALIDRIS 11 장갑		-1,00
MRO Solution	교체날		-22,00
MRO Solution	우비	FAR 028	100,00

시계열 통계

기간, 거래 유형, 대상, 값을 설정한 뒤 '검색' 버튼을 클릭하면 일자별·월별·제품별 사용 현황을 확인할 수 있습니다.

기간	합계	버튼1	버튼2	버튼24
전체합계	35,00	13	1	3
2022-03-01	3	0	0	1
2022-03-02	14	8	0	0
2022-03-04	4	4	0	0

필터링한 결과는 '엑셀 다운로드' 버튼으로 내보낼 수 있습니다.

User Manual

Vending Machine Remote Management System

Tool, PPE and Consumables (MRO) Vending Machines

Remote Integrated Management Platform

Version: 2.0

Publication date: May 15, 2020

MRO Solution

Website: FactoryUSE.com

Phone: +421 33 554 9049

Email: info@factoryuse.com

Chapter 1 - Overview

This manual explains how to use the web-based remote management system for remotely managing tool, PPE and consumables vending machines.

Scope

This user manual is intended for operators of non-commercial (i.e. not processing financial transactions) dispensing, return, and lending vending machines installed in industrial environments. It supports the managers and staff of operating organizations in understanding the system, deploying it, and achieving maximum cost efficiency.

Purpose

With this user manual you will be able to:

• Manage the employees who will use the vending machines. You can register new employees, assign identification codes (cards or chips), and review the list of unused cards (chips). You can grant administrator rights to selected employees.

• Create groups and cost centers and assign employees to groups. You can configure permissions related to each employee (organizational) group — for example, how many items of PPE a group member may take from the machine per day.

• Check the stock level of operating dispensing machines in real time. You can inspect photos of items placed in return-type machines, either by targeted selection or random sampling.

• Manage the system's built-in reports and extract and save the data needed for other administrative and management reports.

Accessing the Remote Management System

The remote management system requires no locally installed data server or program, and can be accessed from any desktop PC, laptop, or mobile device with an internet connection.

Tested and Recommended Web Browsers

Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera

Chapter 2 - Getting Started

This chapter explains how to start using the remote management system.

• Log in

• Log out

• Change password

Login Authorization

To log in to the system you need a dedicated username and password. Usernames and passwords are issued by the system administrator; new account registration can be requested from your contact person. The requested username/password will be provided to you no later than the time the vending machine is installed and handed over.

Before logging in, you can select a language from the dropdown menu in the upper-right corner of the start screen. Then, clicking the 'Log In' button opens the username/password entry window.

Screen: Login window

Username	Login username field
Password	Password field
This is my computer	Checkbox — check when logging in from a personal (non-shared) device. Allows a longer inactivity timeout
Cancel / Log In	Bottom buttons — cancel or perform login

Enter your login information. If the device you're using to log in is not shared but used only by you, check the 'This is my computer' checkbox. In this case the system allows a longer period of inactivity, so your valid session ends later.

After a successful login, your username replaces the 'Log In' button, and the system's start screen with the main menu appears.

Logging Out

To log out:

• Move the cursor over your username shown in the upper-right corner of the screen and click it.

• Click 'Log Out' in the popup list.

Changing Your Password

• If this is your first login with a new password, select 'Change Password' from the location described in the logout instructions.

• Change your temporary password to an appropriate new password.

Note: Choose a new password that is easy to remember. If you forget it, not even the administrator can recover it — personal passwords are not visible even to administrators. If you forget your password, the support team can set a new temporary password for you, which you should change again the first time you use it.

Chapter 3 - Home Screen and Menu Navigation

Screen: Main menu structure on the home screen

System Structure

The menu structure follows the typical rollout process — first answering the question of 'who should be given what' ('from whom should what be collected'). The employees who use the vending machines, the cards (numbers) that identify each individual, and the groups within the organization can be edited by any authorized administrator. The items that can be loaded into dispensing machines can only be changed by the system management team, since changing items requires modifying and testing the machine. Once testing is successfully completed, product groups are registered in the system. Registration permissions for each product, product group, and employee group can then be edited directly by the user.

Note: Change requests containing many names or card numbers — or initial data entry — can be handled on your behalf by your contact person. Contact them and send the data for the desired changes using the designated Excel template.

Main Menus: Master Data, Vending Service, Logs, System Status, Reports

Product permission settings are explained in detail in the next chapter (Chapter 4 - Master Data). Before system rollout, permissions are pre-configured by the management team. The default settings prioritize security and can later be adjusted according to user needs and operational experience.

After rollout, the 'Logs' menu lets you check which items were issued to whom.

The operating status of the machines and their communication with the server can be checked in the 'System Status' menu.

The 'Reports' menu provides the aggregate and statistical data generally needed by organizations and managers. You can also download reports here in Excel format.

Note: System integration: If you or your company need vending machine transaction data delivered to your internal ERP system on a set schedule (e.g. daily), please let your contact person know.

Menu Structure and Navigation

For convenient navigation, you can return to the main menu with a single click from anywhere in the menu structure. The system's user interface provides the same navigation buttons and indicators in every menu.

Screen: Common screen elements (identical across all menus)

Location	Element	Function
Row 1	Main menu bar	Top-level menus: Master Data / Logs / System Status / Reports, etc.
Row 2 left	Home icon	Click to return to the main menu
Row 2 right	Current location	Shows the current main menu > sub-menu path
Row 3	Menu name + '+' icon	Register a new item
Row 4	Search filter bar (light blue)	'Search' / 'Clear' buttons to filter or reset

The top row contains the main menus. Hovering over the triangle next to each main menu name reveals the list of sub-menus for that menu. Clicking the desired name takes you to the sub-menu.

The '+' icon is used in sub-menus under Master Data to register a new item — for example, to register a newly hired employee in the Master Data/Employees menu.

The 'Search' and 'Clear' icons let you filter the sub-menu by selectable criteria, or return to the unfiltered full list.

Chapter 4 - Master Data

Note: As a reminder: what can be dispensed from the vending machine has already been configured by the system management team — the machine has been built and tested. 'Master Data' and its sub-menus exist so that you can create your own work environment and machine operating conditions, and keep them up to date and editable. We start with the employees who use the machines.

Employees

The first time you open this menu you will see an empty screen — unless a list of employees has already been loaded as initial data.

Screen: Employee list screen

Field	Description
Name / Employee ID	Search criteria
Supervisor / Has Active Card / Archived	Filter by Yes · No · All
Company / Department, Cost Center / Employee Group	Filter by affiliation

Registering an Employee

If the screen is empty, or to add an employee to the system, click the '+' button. This opens the 'Register Employee' screen.

Screen: Employee registration screen

Section	Included fields
Identification	Name · Employee ID · Email · Phone · Barcode
Machine	Display message · Message display duration
Workplace	Department/Cost Center · CostCenter · Employee Group · Site
Settings	Archived (inactive) · Supervisor · Approval-only supervisor
Other	Note

The 'Identification' section has five fields for entering employee information (name, employee ID, email, phone, barcode). At minimum, the 'Name' field must be filled in for the system to function.

Note: If company policy does not allow employee names to be recorded, an identification number may be used instead of a name.

For some machine models, the 'Machine' section lets you configure the text message and display duration shown when the system recognizes the employee via card authentication. Contact your representative to find out whether this feature is available.

The 'Workplace' section allows you to select Department/Cost Center, CostCenter, Employee Group, or Site only if those items have already been registered. Initially these fields are empty.

Note: If you are already an experienced user of the remote management system and want to enter data quickly and systematically, we recommend creating employee groups (departments) and cost centers before registering individual employees.

The 'Settings' section lets you specify whether to exclude the employee from the list of active machine users. To do so, check the 'Archived' checkbox.

Check the 'Supervisor' checkbox if this employee should be able to authorize other employees in the same employee group to take items from the machine.

Caution! Supervisor status is not administrator status. It only allows case-by-case approval of individual pickups from the machine; it does not grant general permissions to others.

Note: A practical example of using supervisor status: In a 10-person maintenance crew, everyone may take one pair of protective gloves per day (daily credit = 1). The crew leader is also allotted one pair per day (daily credit = 1) — but if one crew member's gloves wear out early, that employee should not be left without PPE. The crew leader is given supervisor status with a daily credit of 10. This lets the leader approve (if they go to the machine together) an extra pair of gloves for a crew member. Once the leader's (supervisor's) 10-unit credit is used up, no further extra gloves can be issued to crew members that day.

'Approval-only supervisor': check this if the supervisor does not need items for their own work, and can only approve extra pickups for subordinates.

The 'Other' section lets you attach a free-form note to the employee. Clicking 'Save' saves the settings and entries made so far. Clicking the 'Back' button on the right returns you to the previous menu, but any changes will not be saved.

Once several employees are already registered in the Employees menu, an indicator below the filter fields shows the total number of records and how many are currently loaded: 'Records shown: 50 / 256'. This means 256 employees are registered at the company, of which the first 50 are loaded into the list.

Cards

Note: Employee identification typically uses a company access card, which is why this menu and chapter are named 'Cards'. However, employees can also be identified by various other means. If the company does not have an access card system, dedicated identification cards can be supplied. Equivalent keyring-mounted identification chips can also be used as an identification method.

The first time you open the 'Cards' menu you will see an empty screen — unless initial data has already been loaded.

Screen: Card list screen

Assigning a Card to an Employee

To assign a card to a specific employee, go to the 'Employees' menu, search for the employee's name, and click the name to open the employee's detail view.

Screen: Card assignment window

Caution! The system accepts any string entered when the 'OK' button is pressed — but in practice, the machine can only recognize the employee if the string exactly matches the card's actual (electronically readable) identification number!

When assigning a card, you can add a text note describing the card-to-employee match.

Card Number Scan Registration Procedure

Typos that can occur when manually entering a card identification number can be avoided with the following scan registration procedure:

With the remote management system running on a laptop, go to an operating machine with the card in hand. In the system's 'Employee/Details' menu, click the scan icon in the 'Assigned Cards' section to open the scan dialog.

Screen: Card scan registration window

In the 'Machine' window, select the device you are currently at. Clicking the 'Scan Card' button starts a countdown next to the button, indicating you have 15 seconds to tap the card on the machine's reader. The card's identification number is then read and linked to the employee.

Note: In addition to employee cards, other card types can also be created, such as loading, service, and test cards. If you need this, contact your representative, who can help set it up.

The 'Card Code' is the electronic identification number of the card (or identification chip) — an indelible property of the identification card.

Detailed information for each card can be viewed by clicking the card's identification number (card code) in the table, which opens the 'Details' menu. This menu is for reference only; data cannot be edited here. Clicking 'Employee' or 'Transactions' opens the related information. To change (deactivate) the status, click the X icon in the 'Assigned Cards' section of the 'Employee/Details' menu to revoke the card.

Inactive cards (available for reassignment to employees) can be filtered and listed in the 'Cards' menu.

Department, Cost Center

Clicking the '+' icon next to the menu name lets you create a new department or cost center. The department is the commonly used name, while the cost center is the numeric code for that work area (usually the code used by accounting).

Screen: Department/cost center list and details

No.	Name	Code	Company
1	Parts Production	0012	MRO Solution
2	Electronics	0042	MRO Solution

Created departments appear in the list; clicking a department name opens the 'Details' menu, which shows the internal ID, name, code, company, note, and an 'Employees' link.

Existing department information and the cost center's numeric code can be edited by clicking the pencil icon, and the '+' icon lets you register another new department directly from this menu.

Employee Groups

Used to group the employees, administrators, and site supervisors who use the system, so that people in the same group receive identical permissions — i.e. equal access to the items that can be taken from the machine, and the ability to take the same items at the same frequency.

Screen: Employee group list

No.	Group Name	Company
1	Production Mgmt	MRO Solution
2	Welders	MRO Solution
3	dinsa	MRO Solution
4	Office Staff	MRO Solution

The structure and behavior of the 'Employee Groups' menu closely resembles the 'Department, Cost Center' menu. Clicking the '+' icon next to the menu name creates a new employee group; clicking a group's name in the list shows its details, and clicking the pencil icon opens the edit screen.

Machines

The 'Machines' menu is used for the technical management of the vending machines operated by the company.

Screen: Machine list screen

The icon shown in the 'Online' column at the right of each machine row indicates its connection status with the server. Green means a normal connection; red means offline. Clicking the machine's IMEI number, or the info icon, opens the 'Details' sub-menu.

The 'Details' sub-menu shows the machine's detailed data, settings, the products it is configured to dispense, and inventory management characteristics. The information shown is for reference only; technical changes can only be initiated through your representative.

Screen: Details — 'Data' tab

Section	Included items
Identification	Internal ID · Guid · Serial No. · Label
Modem	Active · IMEI · IP address · Phone number
Operation	Operating partner · Company · Site · Install location · GPS coordinates

Screen: Details — 'Product Assignment' tab

Shows the product assigned to each slot (spiral), along with the cashless price, maximum capacity, and the stock-alert threshold.

Screen: Details — 'Inventory' tab (current stock)

In the 'Inventory' sub-menu, clicking 'Current Stock' shows the fill level of each dispensing spiral (spiral group) in the machine. This view visually shows — using color (green = sufficient, orange = moderate, red = low) — which tray and spiral in which machine holds which item, the spiral's capacity, and its current fill level.

Caution! Spirals with the same thread pitch can physically be loaded with interchangeable items (e.g. swapping a 115mm cutting disc for a 115mm grinding disc of the same diameter). However, doing so will scramble the inventory data. Never swap such items! If a swap is genuinely needed, notify your representative so that the physical change made at the machine can be synchronized with the server's inventory settings, preventing data confusion.

The inventory management feature lets the employee performing the loading — who has the authority and key to open the machine — record the fill level at which the machine was closed after loading. This requires a mobile device that can access the remote management system. Clicking 'Load Stock' opens an entry window for each spiral; enter the fill amount in each field, then click 'Save' to record it.

If needed, when items must be removed by opening the machine door, use the 'Remove Stock' button; when the actual stock does not match the server record, use 'Stocktake' to correct it.

Product Groups

Caution! In most cases, changing this requires a hardware (spiral layout) change!!!

The 'Product Groups' menu lets you group individual products as desired and control access to products (items) within the same group in a consistent way.

Screen: Example product group details — 'Power Adapter' group

No.	Product Name
0	Power Adapter Jaw
1	Power Adapter Screw

New product groups can be created, or existing ones edited, in the same way as other menus — by clicking the '+' and pencil icons.

Product Permissions

This menu lets you view and configure which items (products) each employee group may take from the machine, the minimum interval required between pickups, and how many units an employee in that group may take within a given period (day/week/month).

Caution! Product pickups therefore cannot be limited on a per-individual basis! To manage product permissions, you must first assign each employee to an employee group, and then create limits for that employee group.

This design means that when an employee is reassigned to a different work area, only the employee group linked to them needs to change. That change automatically updates the employee's permissions for all products, without having to change permissions and limits individually for each product.

Screen: Example product permission list (Company = MRO Solution)

To display (list) product permissions, select a company from the dropdown menu. The list is shown automatically; there is no 'Search' button here. Selecting an employee group further narrows the list automatically.

To configure product permissions for an employee group, click the pencil icon next to the group's name. The list shows three columns, each individually editable: ① allowed quantity, ② period unit (No limit / Blocked / Day / Week / Month / Year), ③ holding (blocking) time in minutes.

Clicking the middle column lets you select, from a dropdown, the period the limit applies to. For example, to set a monthly limit for the power adapter jaw, click 'Month'. A value of '3' entered in the first column means employees in that group may take up to 3 units per month. If a fourth unit is requested before the month elapses, the system will reject the request.

If you want to prevent an employee from taking all 3 monthly units within a few minutes at the start of the month, you can set a 'holding period' for that product. In the third column, enter — in minutes — the period during which the next pickup/service will be blocked. (10,080 minutes = 7 days × 24 hours × 60 minutes)

Changed/edited settings can be saved by clicking the green save icon at the top of the list. Clicking the red X icon exits editing without saving.

Chapter 5 - Vending Service

Used to register products delivered into the warehouse.

Step 1 — Select Transaction Type

Select a transaction type (e.g. Stock Transfer) and click the 'Next' button.

Step 2 — Enter Basic Stock Transfer Information

Specify the source and destination warehouses, and register the delivery note number and invoice number.

Step 3 — Enter Stock Transfer Line Items

Search	Select the product being received (product code/barcode can be entered)
Quantity / OK	Enter quantity, then confirm
Added Items	List of items added so far
Save	Save all items

Use the 'Search' button to select the product being received. You can enter a product code or barcode number. In the quantity field, enter the number of units, then click 'OK'; once all items are registered, click 'Save' to record the changes.

Incoming Transaction Log (Stock Transfer Log)

Screen: Stock transfer log screen

Clicking the blue text shown under 'Source Warehouse' (e.g. 'PPE Supplier') navigates to the warehouse detail screen.

Screen: Warehouse detail screen

Identification	Internal ID · Name (e.g. PPE Supplier) · Operating Partner
Settings	Parent Warehouse · Warehouse Manager User · Network Warehouse · Virtual Warehouse
Other	Note
Links	Current Stock · Warehouse Stock Change Log

Selecting the pencil icon lets you edit the registered data, and the '+' button lets you register a new warehouse.

Machine Loading Log

This section lets you specify a selectable period and criteria from the database to check how much product has been loaded into the machine. If you operate multiple machines, you can also filter by specific machine and product type. After setting the filter criteria, click 'Search' to load the data, then use the 'Export to Excel' button at the bottom of the list to export it. Important: the transaction count reflects the actual quantity dispensed.

Warehouses

Click the '+' button to register a new warehouse. Click 'Search' to view the list of registered warehouses. On the right of each warehouse row you can choose the stock, edit, or detail icons.

Screen: Example warehouse stock screen

No.	Product	Code	Quantity	Stock Value
1	Assembly Gloves 10		-12.00 pcs	-
2	Test Hammer 1	1133	87.00 pcs	-

Chapter 6 - Logs

Screen: Transaction log screen

Transaction type categories:

• Card Purchase — Records every pickup transaction across all machines, by time, employee ID, name, group, product, machine, approver, credit number, and photo number.

• Approval — Approver information and the approved product and machine.

• Product Return — Records every return transaction, by time, employee ID, name, group, product, machine, approver, credit number, and photo number.

Specify the start/end time and the transaction type. If only the transaction type is selected, the system retrieves all data (cost center, employee, group, machine, card, employee, product). Selecting 'Export to Excel' lets you export the filtered results to an Excel file.

Chapter 7 - System Status

Screen: Machine status log screen

Selecting a machine lets you check whether it is online (green). If there is no connection to the server, it is shown as offline (red).

Chapter 8 - Reports

Selecting a period and specifying the transaction type (card purchase, approval, product return) lets you view the total transaction history per employee, expressed numerically.

Screen: Employee statistics screen

Selecting a period and specifying the transaction type (card purchase) lets you check the quantities in which items have been dispensed from the machine. If you operate multiple machines, you can filter by a specific machine number to see only the quantity dispensed from that machine, and export it to Excel.

Screen: Product statistics screen

Important: the transaction count reflects the actual quantity dispensed.

Machine Unit Stock Report

You can select a machine and product. If left unselected, all products across all operating machines are included in the filtered results.

Operating Partner	Product	Code	Max Capacity	Stock	Stock Value	Share
MRO Solution	Adapter M8	460819001	0	0	0.00%	0
MRO Solution	Cotton Gloves (dotted)	942600199	10	10	100.00%	0

Warehouse Stock

Select from the criteria available in the dropdown menus (target, operating partner, warehouse, product).

Operating Partner	Product	Code	Stock
MRO Solution	CALIDRIS 11 Gloves		-1.00
MRO Solution	Replacement Blade		-22.00
MRO Solution	Raincoat	FAR 028	100.00

Time Series Statistics

After setting the period, transaction type, target, and value, click 'Search' to view usage by day, month, and product.

Period	Total	Slot 1	Slot 2	Slot 24
Grand Total	35.00	13	1	3
2022-03-01	3	0	0	1
2022-03-02	14	8	0	0
2022-03-04	4	4	0	0

Filtered results can be exported using the 'Export to Excel' button.

Používateľská príručka

Systém vzdialenej správy predajných automatov

Automaty na náradie, OOPP a spotrebný materiál (MRO)

Integrovaná platforma vzdialenej správy

Verzia: 2.0

Dátum vydania: 15. mája 2020

MRO Solution

Webová stránka: FactoryUSE.com

Telefón: +421 33 554 9049

E-mail: info@factoryuse.com

Kapitola 1 - Prehľad

Táto príručka opisuje používanie webového systému na vzdialenú správu automatov na náradie, osobné ochranné pracovné prostriedky (OOPP) a spotrebný materiál.

Rozsah pôsobnosti

Táto používateľská príručka je určená pre prevádzkovateľov nekomerčných (t. j. bez finančných transakcií) výdajných, zberných a požičovacích automatov inštalovaných v priemyselnom prostredí. Príručka pomáha manažérom a zamestnancom prevádzkujúcej organizácie oboznámiť sa so systémom, zaviesť ho do prevádzky a dosiahnuť maximálnu nákladovú efektívnosť.

Účel

Pomocou tejto príručky budete schopní:

• Spravovať zamestnancov, ktorí budú automat využívať. Môžete registrovať nových zamestnancov, priradiť identifikačný kód (kartu alebo čip) a prezerať zoznam nepoužívaných kariet (čipov). Vybraným zamestnancom môžete udeliť administrátorské práva.

• Vytvárať skupiny a strediská a priraďovať k nim zamestnancov. Môžete nastaviť oprávnenia súvisiace s jednotlivými skupinami zamestnancov (organizačnými skupinami) — napríklad koľko kusov OOPP môže člen skupiny denne odobrať z automatu.

• V reálnom čase kontrolovať stav naskladnenia prevádzkovaných výdajných automatov. Fotografie predmetov vložených do zberných automatov môžete kontrolovať cieleným výberom alebo náhodným vzorkovaním.

• Spravovať vstavané reporty systému a exportovať a ukladať údaje potrebné pre ďalšie prevádzkové a manažérske reporty.

Prístup k systému vzdialenej správy

Systém vzdialenej správy nevyžaduje žiadny lokálne inštalovaný dátový server ani program a je dostupný z ľubovoľného stolného počítača, notebooku alebo mobilného zariadenia s pripojením na internet.

Testované a odporúčané webové prehliadače

Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera

Kapitola 2 - Začíname

Táto kapitola vysvetľuje, ako začať používať systém vzdialenej správy.

• Prihlásenie

• Odhlásenie

• Zmena hesla

Prihlasovacie oprávnenie

Na prihlásenie do systému potrebujete vyhradené používateľské meno a heslo. Používateľské mená a heslá vydáva správca systému; registráciu nového účtu môžete požiadať u svojho kontaktu. Požadované používateľské meno/heslo dostanete najneskôr pri inštalácii a odovzdaní automatu.

Pred prihlásením si môžete v rozbaľovacej ponuke v pravom hornom rohu úvodnej obrazovky vybrať jazyk. Po kliknutí na tlačidlo 'Prihlásiť sa' sa otvorí okno na zadanie používateľského mena a hesla.

Obrazovka: Prihlasovacie okno

Používateľ	Pole na zadanie prihlasovacieho mena
Heslo	Pole na zadanie hesla
Toto je môj počítač	Zaškrtávacie políčko — použite pri prihlasovaní z osobného (nezdieľaného) zariadenia. Predlžuje čas nečinnosti pred odhlásením
Zrušiť / Prihlásiť sa	Tlačidlá dole — zrušenie alebo vykonanie prihlásenia

Zadajte prihlasovacie údaje. Ak zariadenie, ktoré používate na prihlásenie, nie je zdieľané, ale používate ho iba vy, zaškrtnite políčko 'Toto je môj počítač'. V takom prípade systém povolí dlhší čas nečinnosti, takže vaša platná relácia sa ukončí neskôr.

Po úspešnom prihlásení sa namiesto tlačidla 'Prihlásiť sa' zobrazí vaše používateľské meno a zobrazí sa úvodná obrazovka systému s hlavnou ponukou.

Odhlásenie

Postup odhlásenia:

• Presuňte kurzor na svoje používateľské meno zobrazené v pravom hornom rohu obrazovky a kliknite naň.

• V rozbaľovacom zozname kliknite na 'Odhlásiť sa'.

Zmena hesla

• Ak sa prihlasujete prvýkrát s novým heslom, vyberte 'Zmeniť heslo' na mieste opísanom v pokynoch na odhlásenie.

• Zmeňte dočasné heslo na vhodné nové heslo.

Poznámka: Zvoľte si nové heslo, ktoré si ľahko zapamätáte. Ak ho zabudnete, nedokáže ho obnoviť ani správca systému — osobné heslá nevidia ani administrátori. Ak heslo zabudnete, podpora vám môže nastaviť nové dočasné heslo, ktoré by ste mali pri prvom použití opäť zmeniť.

Kapitola 3 - Úvodná obrazovka a navigácia v ponuke

Obrazovka: Štruktúra hlavnej ponuky na úvodnej obrazovke

Štruktúra systému

Štruktúra ponuky verne kopíruje bežný postup zavádzania — najprv sa odpovie na otázku 'komu a čo vydávať' ('od koho a čo vyberať'). Zamestnancov využívajúcich automat, karty (čísla) identifikujúce jednotlivé osoby a skupiny v rámci organizácie môže upravovať každý oprávnený administrátor. Položky, ktoré je možné vložiť do výdajného automatu, môže meniť iba tím správy systému, keďže zmena položiek si vyžaduje úpravu a testovanie automatu. Po úspešnom otestovaní sa skupiny produktov zaregistrujú do systému. Oprávnenia na registráciu jednotlivých produktov, skupín produktov a skupín zamestnancov môže následne upravovať priamo používateľ.

Poznámka: Požiadavky na zmenu obsahujúce veľa mien alebo čísel kariet — alebo úvodné zadanie údajov — môže za vás vybaviť váš kontakt. Kontaktujte ho a zašlite údaje požadovaných zmien v určenej excelovej šablóne.

Hlavné ponuky: Základné údaje, Servis automatov, Záznamy, Stav systému, Reporty

Nastaveniam oprávnení na produkty sa podrobne venuje nasledujúca kapitola (Kapitola 4 - Základné údaje). Pred zavedením systému sú oprávnenia vopred nastavené správcovským tímom. Predvolené nastavenia uprednostňujú bezpečnosť a možno ich neskôr upraviť podľa potrieb používateľa a prevádzkových skúseností.

Po zavedení systému môžete v ponuke 'Záznamy' zistiť, ktoré položky boli komu vydané.

Prevádzkový stav automatov a ich komunikáciu so serverom môžete sledovať v ponuke 'Stav systému'.

V ponuke 'Reporty' nájdete súhrny a štatistiky, ktoré organizácie a manažéri bežne potrebujú. Tu je tiež možné stiahnuť reporty vo formáte Excel.

Poznámka: Integrácia systému: Ak vy alebo vaša spoločnosť potrebujete odovzdávať transakčné údaje z automatu do interného ERP systému v pravidelných intervaloch (napr. denne), informujte o tom svoj kontakt.

Štruktúra ponuky a navigácia

Pre pohodlnú navigáciu sa môžete jedným kliknutím vrátiť do hlavnej ponuky odkiaľkoľvek v štruktúre ponuky. Používateľské rozhranie systému obsahuje vo všetkých ponukách rovnaké navigačné tlačidlá a označenia.

Obrazovka: Spoločné prvky obrazovky (rovnaké vo všetkých ponukách)

Umiestnenie	Prvok	Funkcia
Riadok 1	Panel hlavnej ponuky	Najvyššia úroveň ponuky: Základné údaje / Záznamy / Stav systému / Reporty atď.
Riadok 2 vľavo	Ikona domov	Kliknutím sa vrátite do hlavnej ponuky
Riadok 2 vpravo	Zobrazenie aktuálnej polohy	Zobrazuje cestu aktuálna hlavná ponuka > podponuka
Riadok 3	Názov ponuky + ikona '+'	Registrácia novej položky
Riadok 4	Panel vyhľadávacích filtrov (svetlomodrý)	Tlačidlá 'Hľadať' / 'Zrušiť' na filtrovanie a reset

V hornom riadku sa nachádza hlavná ponuka. Ak presuniete kurzor na trojuholník vedľa názvu hlavnej ponuky, zobrazí sa zoznam podponúk danej ponuky. Kliknutím na požadovaný názov prejdete do podponuky.

Ikona '+' sa používa v podponukách sekcie Základné údaje na registráciu novej položky — napríklad na registráciu novo prijatého zamestnanca v ponuke Základné údaje/Zamestnanci.

Pomocou ikon 'Hľadať' a 'Zrušiť' môžete v podponuke filtrovať podľa vybraných kritérií alebo sa vrátiť k neúplnému (celému) zoznamu.

Kapitola 4 - Základné údaje

Poznámka: Pripomienka: čo možno z automatu vydávať, už nastavil tím správy systému — automat bol vyrobený a otestovaný. Sekcia 'Základné údaje' a jej podponuky slúžia na to, aby ste si mohli vytvoriť vlastné pracovné prostredie a prevádzkové podmienky automatu a udržiavať ich aktuálne a upravovať. Najskôr sa venujeme zamestnancom, ktorí automat využívajú.

Zamestnanci

Pri prvom otvorení tejto ponuky sa zobrazí prázdna obrazovka — pokiaľ už nie je ako počiatočné údaje nahraný zoznam zamestnancov.

Obrazovka: Obrazovka zoznamu zamestnancov

Pole	Popis
Meno / Osobné číslo	Vyhľadávacie kritériá
Supervízor / Má aktívnu kartu / Archivovaný	Filter Áno · Nie · Všetko
Spoločnosť / Oddelenie, stredisko / Skupina zamestnancov	Filter podľa príslušnosti

Registrácia zamestnanca

Ak je obrazovka prázdna, alebo chcete do systému pridať zamestnanca, kliknite na tlačidlo '+'. Otvorí sa obrazovka 'Registrácia zamestnanca'.

Obrazovka: Obrazovka registrácie zamestnanca

Sekcia	Obsiahnuté polia
Identifikácia	Meno · Osobné číslo · E-mail · Telefón · Čiarový kód
Automat	Zobrazovaná správa · Doba zobrazenia správy
Pracovisko	Oddelenie/stredisko · CostCenter · Skupina zamestnancov · Prevádzka
Nastavenia	Archivovaný (neaktívny) · Supervízor · Supervízor len na schvaľovanie
Ostatné	Poznámka

V sekcii 'Identifikácia' je päť polí na zadanie údajov o zamestnancovi (meno, osobné číslo, e-mail, telefón, čiarový kód). Aby systém fungoval, je potrebné vyplniť aspoň pole 'Meno'.

Poznámka: Ak firemná politika neumožňuje evidovať mená zamestnancov, možno namiesto mena použiť identifikačné číslo.

Pri niektorých modeloch automatov možno v sekcii 'Automat' nastaviť textovú správu a dobu jej zobrazenia, ktorá sa zobrazí pri rozpoznaní zamestnanca kartou. O dostupnosti tejto funkcie sa informujte u svojho zástupcu.

V sekcii 'Pracovisko' možno vybrať oddelenie/stredisko, CostCenter, skupinu zamestnancov alebo prevádzku iba vtedy, ak sú tieto údaje už zaregistrované. Spočiatku sú tieto polia prázdne.

Poznámka: Ak už systém vzdialenej správy ovládate a chcete zadávať údaje rýchlo a systematicky, odporúčame pred registráciou jednotlivých zamestnancov najskôr vytvoriť skupiny zamestnancov (oddelenia) a strediská.

V sekcii 'Nastavenia' môžete určiť, či zamestnanca vylúčiť zo zoznamu aktívnych používateľov automatu. Na to zaškrtnite políčko 'Archivovaný'.

Políčko 'Supervízor' zaškrtnite, ak má tento zamestnanec možnosť schvaľovať odber z automatu ostatným zamestnancom v rovnakej skupine.

Upozornenie! Stav supervízora nie je administrátorský stav. Umožňuje iba príležitostné, individuálne schválenie odberu z automatu, nie je možné ním udeliť všeobecné oprávnenia iným osobám.

Poznámka: Praktický príklad využitia stavu supervízora: V 10-člennej údržbárskej čate môže každý denne odobrať jeden pár ochranných rukavíc (denný kredit 1 ks). Aj vedúcemu čaty patrí denne jeden pár (denný kredit tiež 1 ks) — no môže sa stať, že niektorému členovi čaty sa rukavice opotrebujú skôr, a ani ten by nemal ostať bez OOPP. Vedúcemu čaty sa nastaví stav supervízora a s ním denný kredit 10 ks. Vďaka tomu môže vedúci (ak idú k automatu spolu) povoliť členovi čaty odber ďalšieho páru rukavíc. Keď sa vyčerpá 10-kusový kredit vedúceho (supervízora), v ten deň už nemôže poskytnúť žiadne ďalšie rukavice.

'Supervízor len na schvaľovanie': zaškrtnite, ak supervízor sám osebe nepotrebuje žiadny materiál pre svoju prácu a môže iba schvaľovať dodatočné odbery svojim podriadeným.

V sekcii 'Ostatné' môžete k zamestnancovi pripojiť voľnú textovú poznámku. Kliknutím na 'Uložiť' uložíte doteraz vykonané nastavenia a zadania. Kliknutím na tlačidlo 'Späť' vpravo sa vrátite do predchádzajúcej ponuky, zmeny sa však neuložia.

Ak už je v ponuke Zamestnanci zaregistrovaných viac zamestnancov, pod filtrovacími poľami sa zobrazuje indikátor s celkovým počtom záznamov a počtom aktuálne načítaných záznamov: 'Zobrazené záznamy: 50 / 256'. To znamená, že v spoločnosti je zaregistrovaných 256 zamestnancov, z ktorých je do zoznamu načítaných prvých 50.

Karty

Poznámka: Na identifikáciu zamestnancov sa zvyčajne používa firemná prístupová karta, preto sa táto ponuka a kapitola nazýva 'Karty'. Zamestnancov však možno identifikovať aj rôznymi inými spôsobmi. Ak vo firme nie je zavedený systém prístupových kariet, možno dodať samostatné identifikačné karty. Rovnako možno na identifikáciu použiť identifikačné čipy nosené na kľúčenke.

Pri prvom otvorení ponuky 'Karty' sa zobrazí prázdna obrazovka — pokiaľ už nie sú nahraté počiatočné údaje.

Obrazovka: Obrazovka zoznamu kariet

Priradenie karty zamestnancovi

Ak chcete priradiť kartu konkrétnemu zamestnancovi, prejdite do ponuky 'Zamestnanci', vyhľadajte meno daného zamestnanca a kliknutím naň otvorte podrobné informácie o zamestnancovi.

Obrazovka: Okno priradenia karty

Upozornenie! Systém pri stlačení tlačidla 'OK' príjme akýkoľvek zadaný reťazec — v praxi však automat dokáže rozpoznať zamestnanca iba vtedy, ak sa reťazec presne zhoduje so skutočným (elektronicky čitateľným) identifikačným číslom danej karty!

Pri priraďovaní karty môžete pridať textovú poznámku k spárovaniu karty so zamestnancom.

Postup registrácie karty snímaním

Preklepom pri ručnom zadávaní identifikačného čísla karty sa možno vyhnúť nasledujúcim postupom registrácie snímaním:

So systémom vzdialenej správy spusteným na notebooku prejdite s danou kartou k prevádzkovanému automatu. V ponuke systému 'Zamestnanec/Podrobnosti' kliknite v sekcii 'Priradené karty' na ikonu snímania, čím sa otvorí dialógové okno snímania.

Obrazovka: Okno registrácie karty snímaním

V okne 'Automat' vyberte zariadenie, pri ktorom sa práve nachádzate. Kliknutím na tlačidlo 'Snímať kartu' sa vedľa tlačidla spustí odpočet, ktorý signalizuje, že máte 15 sekúnd na priloženie karty k čítačke automatu. Identifikačné číslo karty sa následne načíta a priradí danému zamestnancovi.

Poznámka: Okrem zamestnaneckých kariet možno vytvoriť aj iné typy kariet, napríklad nabíjacie, servisné alebo testovacie. V prípade takejto požiadavky kontaktujte svojho zástupcu, ktorý vám pomôže s riešením.

'Kód karty' je elektronické identifikačné číslo karty (alebo identifikačného čipu) — neodstrániteľná vlastnosť identifikačnej karty.

Podrobné informácie o jednotlivých kartách zobrazíte kliknutím na identifikačné číslo karty (kód karty) v tabuľke, čím sa otvorí ponuka 'Podrobnosti'. Táto ponuka slúži len na zobrazenie informácií, údaje tu nemožno upravovať. Kliknutím na 'Zamestnanec' alebo 'Transakcie' program otvorí súvisiace informácie o danej karte. Na zmenu (deaktiváciu) stavu kliknite v sekcii 'Priradené karty' ponuky 'Zamestnanec/Podrobnosti' na ikonu X, čím kartu odoberiete.

Neaktívne karty (dostupné na opätovné priradenie zamestnancom) možno filtrovať a zobraziť v ponuke 'Karty'.

Oddelenie, stredisko

Kliknutím na ikonu '+' vedľa názvu ponuky môžete vytvoriť nové oddelenie alebo stredisko. Oddelenie je bežne používaný názov, stredisko je číselný kód danej pracovnej oblasti (zvyčajne kód používaný v účtovníctve).

Obrazovka: Zoznam a podrobnosti oddelení/stredísk

Č.	Názov	Kód	Spoločnosť
1	Výroba dielov	0012	MRO Solution
2	Elektronika	0042	MRO Solution

Vytvorené oddelenia sa zobrazujú v zozname; kliknutím na názov oddelenia sa otvorí ponuka 'Podrobnosti', ktorá zobrazuje interné ID, názov, kód, spoločnosť, poznámku a odkaz 'Zamestnanci'.

Existujúce údaje oddelenia a číselný kód strediska možno upraviť kliknutím na ikonu ceruzky a pomocou ikony '+' môžete priamo z tejto ponuky zaregistrovať ďalšie nové oddelenie.

Skupiny zamestnancov

Slúžia na zoskupovanie zamestnancov, administrátorov a vedúcich pracovísk, ktorí systém využívajú, s cieľom zabezpečiť, aby osoby v rovnakej skupine mali rovnaké oprávnenia — teda rovnaký prístup k položkám, ktoré možno z automatu odobrať, a možnosť odoberať rovnaké položky s rovnakou frekvenciou.

Obrazovka: Zoznam skupín zamestnancov

Č.	Názov skupiny	Spoločnosť
1	Riadenie výroby	MRO Solution
2	Zvárači	MRO Solution
3	dinsa	MRO Solution
4	Kancelária	MRO Solution

Štruktúra a fungovanie ponuky 'Skupiny zamestnancov' je veľmi podobná ponuke 'Oddelenie, stredisko'. Kliknutím na ikonu '+' vedľa názvu ponuky vytvoríte novú skupinu zamestnancov; kliknutím na názov skupiny v zozname zobrazíte podrobnosti a kliknutím na ikonu ceruzky obrazovku úpravy.

Automaty

Ponuka 'Automaty' slúži na technickú správu automatov prevádzkovaných spoločnosťou.

Obrazovka: Obrazovka zoznamu automatov

Ikona zobrazená v stĺpci 'Online' na pravej strane každého riadku automatu znázorňuje stav pripojenia k serveru. Zelená farba znamená normálne pripojenie, červená offline stav. Kliknutím na číslo IMEI automatu alebo na informačnú ikonu prejdete do podponuky 'Podrobnosti'.

V podponuke 'Podrobnosti' môžete zobraziť podrobné údaje automatu, nastavenia, produkty, na ktorých výdaj je automat nakonfigurovaný, a charakteristiky správy zásob. Zobrazené informácie majú iba informatívny charakter, technické zmeny je možné vykonať len prostredníctvom vášho zástupcu.

Obrazovka: Podrobnosti — karta 'Údaje'

Sekcia	Obsiahnuté položky
Identifikácia	Interné ID · Guid · Výrobné číslo · Štítok
Modem	Aktívny · IMEI · IP adresa · Telefónne číslo
Prevádzka	Prevádzkový partner · Spoločnosť · Prevádzka · Miesto inštalácie · GPS súradnice

Obrazovka: Podrobnosti — karta 'Priradenie produktov'

Zobrazuje produkt priradený ku každej pozícii (špirále), spolu s bezhotovostnou cenou, maximálnou kapacitou a prahom upozornenia na nízky stav zásob.

Obrazovka: Podrobnosti — karta 'Sklad' (aktuálny stav)

V podponuke 'Sklad' po kliknutí na 'Aktuálny sklad' zobrazíte stav naplnenia jednotlivých výdajných špirál (skupín špirál) automatu. Táto obrazovka farebne (zelená = dostatok, oranžová = stredný stav, červená = nízky stav) prehľadne zobrazuje, ktorý tácňa a špirála ktorého automatu obsahuje aký tovar, aká je kapacita špirály a aké je jej aktuálne naplnenie.

Upozornenie! Do špirál s rovnakým stúpaním závitu je fyzicky možné vložiť zameniteľné položky (napr. rezný kotúč s priemerom 115 mm vymeniť za brúsny kotúč rovnakého priemeru 115 mm). Takáto výmena však spôsobí zámenu údajov o zásobách. Tieto položky nikdy nezamieňajte! Ak je výmena nevyhnutná, informujte o tom svojho zástupcu, ktorý zabezpečí, aby bola fyzická zmena vykonaná na automate zosynchronizovaná s nastaveniami správy zásob na serveri, čím sa predíde zámene údajov.

Funkcia správy zásob umožňuje zamestnancovi, ktorý vykonáva naskladnenie — a má oprávnenie a kľúč na otvorenie automatu — po dokončení naskladnenia zaznamenať, na akú úroveň bol automat naplnený. Na to je potrebné mobilné zariadenie s prístupom k systému vzdialenej správy. Kliknutím na 'Naskladniť' sa otvorí vstupné okno pre jednotlivé špirály; do každého poľa zadajte množstvo naplnenia a potom kliknutím na 'Uložiť' záznam potvrďte.

V prípade potreby, ak treba tovar vybrať otvorením dvierok automatu, použite tlačidlo 'Vyskladniť'; ak sa skutočný stav zásob nezhoduje so záznamom na serveri, použite na opravu tlačidlo 'Inventúra'.

Skupiny produktov

Upozornenie! Zmena si vo väčšine prípadov vyžaduje aj zmenu hardvéru (rozmiestnenia špirál)!!!

Ponuka 'Skupiny produktov' umožňuje ľubovoľne zoskupovať jednotlivé produkty a jednotne regulovať prístup k produktom (položkám) v rámci rovnakej skupiny.

Obrazovka: Príklad podrobností skupiny produktov — skupina 'Napájací adaptér'

Č.	Názov produktu
0	Napájací adaptér — čeľusť
1	Napájací adaptér — skrutka

Nové skupiny produktov možno vytvárať alebo existujúce upravovať rovnako ako v iných ponukách — kliknutím na ikony '+' a ceruzka.

Oprávnenia na produkty

V tejto ponuke môžete zobraziť a nastaviť, ktoré položky (produkty) môže každá skupina zamestnancov odoberať z automatu, aký je minimálny interval medzi jednotlivými odbermi a koľko kusov môže zamestnanec danej skupiny odobrať za určené obdobie (deň/týždeň/mesiac).

Upozornenie! Odber produktov preto nie je možné obmedziť na úrovni jednotlivca! Na správu oprávnení na produkty je potrebné najskôr priradiť každého zamestnanca do skupiny zamestnancov a následne vytvoriť limity pre danú skupinu.

Vďaka tomuto riešeniu stačí pri preradení zamestnanca (jednotlivca) na inú pracovnú oblasť zmeniť iba skupinu zamestnancov, ku ktorej je priradený. Táto zmena automaticky aktualizuje oprávnenia zamestnanca na všetky produkty, bez potreby jednotlivo meniť oprávnenia a limity pre každý produkt.

Obrazovka: Príklad zoznamu oprávnení na produkty (Spoločnosť = MRO Solution)

Ak chcete zobraziť (vypísať) oprávnenia na produkty, vyberte spoločnosť v rozbaľovacej ponuke. Zoznam sa zobrazí automaticky, tlačidlo 'Hľadať' tu nie je k dispozícii. Výberom skupiny zamestnancov možno zoznam ďalej (automaticky) zúžiť.

Ak chcete nastaviť oprávnenia na produkty pre danú skupinu zamestnancov, kliknite na ikonu ceruzky vedľa názvu skupiny. V zozname sa zobrazia tri stĺpce, pričom každé pole možno upravovať samostatne: ① povolené množstvo, ② jednotka obdobia (Bez limitu / Zakázané / Deň / Týždeň / Mesiac / Rok), ③ doba blokovania (v minútach).

Kliknutím na stredný stĺpec vyberiete z rozbaľovacej ponuky obdobie, na ktoré sa limit vzťahuje. Napríklad na nastavenie mesačného limitu pre čeľusť napájacieho adaptéra kliknite na 'Mesiac'. Hodnota '3' zadaná v prvom stĺpci znamená, že zamestnanci danej skupiny môžu za mesiac odobrať maximálne 3 kusy. Ak by niekto chcel odobrať štvrtý kus pred uplynutím mesiaca, systém požiadavku zamietne.

Ak chcete zabrániť tomu, aby zamestnanec odobral všetky 3 mesačné kusy v priebehu niekoľkých minút na začiatku mesiaca, môžete pre daný produkt nastaviť 'dobu blokovania'. V treťom stĺpci zadajte v minútach obdobie, počas ktorého bude ďalší odber/výdaj blokovaný. (10 080 minút = 7 dní × 24 hodín × 60 minút)

Zmenené/upravené nastavenia uložíte kliknutím na zelenú ikonu uloženia v hornej časti zoznamu. Kliknutím na červenú ikonu X systém ukončí úpravu bez uloženia.

Kapitola 5 - Servis automatov

Slúži na evidenciu produktov dodaných do skladu.

Krok 1 — Výber typu transakcie

Vyberte typ transakcie (napr. Presun zásob) a kliknite na tlačidlo 'Ďalej'.

Krok 2 — Zadanie základných údajov presunu zásob

Určte zdrojový a cieľový sklad a zaregistrujte číslo dodacieho listu a číslo faktúry.

Krok 3 — Zadanie položiek presunu zásob

Hľadať	Výber prijímaného produktu (možno zadať kód produktu/čiarový kód)
Množstvo / OK	Zadanie množstva a potvrdenie
Pridané položky	Zoznam doteraz pridaných položiek
Uložiť	Uloženie všetkých položiek

Pomocou tlačidla 'Hľadať' vyberte prijímaný produkt. Môžete zadať kód produktu alebo čiarový kód. Do poľa množstva zadajte počet kusov, potom kliknite na 'OK'; po zaregistrovaní všetkých položiek kliknutím na 'Uložiť' zmeny zaznamenáte.

Denník príjmových transakcií (denník presunu zásob)

Obrazovka: Obrazovka denníka presunu zásob

Kliknutím na modrý text zobrazený pod položkou 'Zdrojový sklad' (napr. 'Dodávateľ OOPP') prejdete na obrazovku podrobností skladu.

Obrazovka: Obrazovka podrobností skladu

Identifikácia	Interné ID · Názov (napr. Dodávateľ OOPP) · Prevádzkový partner
Nastavenia	Nadradený sklad · Používateľ spravujúci sklad · Sieťový sklad · Virtuálny sklad
Ostatné	Poznámka
Odkazy	Aktuálny sklad · Denník zmien stavu skladu

Kliknutím na ikonu ceruzky môžete upraviť zaregistrované údaje a pomocou tlačidla '+' zaregistrovať nový sklad.

Denník naskladnenia automatu

V tejto časti môžete zadaním obdobia a kritérií z databázy zistiť, koľko produktov bolo naskladnených do automatu. Ak prevádzkujete viacero automatov, môžete filtrovať aj podľa konkrétneho automatu a druhu produktu. Po nastavení filtrov kliknite na 'Hľadať' na načítanie údajov a tlačidlom 'Export do Excelu' v dolnej časti zoznamu ich exportujte. Dôležité: počet transakcií zodpovedá skutočne vydanému množstvu.

Sklady

Kliknutím na tlačidlo '+' zaregistrujete nový sklad. Kliknutím na 'Hľadať' zobrazíte zoznam zaregistrovaných skladov. Pri každom riadku skladu môžete vpravo zvoliť ikonu stavu zásob, úpravy alebo podrobností.

Obrazovka: Príklad obrazovky stavu zásob skladu

Č.	Produkt	Kód	Množstvo	Hodnota zásob
1	Montážne rukavice 10		-12,00 ks	-
2	Testovacie kladivo 1	1133	87,00 ks	-

Kapitola 6 - Záznamy

Obrazovka: Obrazovka denníka transakcií

Kategórie typov transakcií:

• Nákup kartou — zaznamenáva každú transakciu odberu zo všetkých automatov podľa času, osobného čísla, mena, skupiny, produktu, automatu, schvaľovateľa, čísla kreditu a čísla fotografie.

• Schválenie — informácie o schvaľovateľovi a schválenom produkte a automate.

• Vrátenie produktu — zaznamenáva každú transakciu vrátenia podľa času, osobného čísla, mena, skupiny, produktu, automatu, schvaľovateľa, čísla kreditu a čísla fotografie.

Zadajte začiatočný a koncový čas a typ transakcie. Ak vyberiete iba typ transakcie, systém načíta všetky údaje (stredisko, zamestnanec, skupina, automat, karta, zamestnanec, produkt). Výberom 'Export do Excelu' môžete filtrovaný výsledok exportovať do súboru Excel.

Kapitola 7 - Stav systému

Obrazovka: Obrazovka denníka stavu automatu

Výberom automatu môžete zistiť, či je online (zelená farba). Ak nie je pripojený k serveru, zobrazuje sa ako offline (červená farba).

Kapitola 8 - Reporty

Výberom obdobia a určením typu transakcie (nákup kartou, schválenie, vrátenie produktu) môžete zobraziť celkovú históriu transakcií jednotlivých zamestnancov v číselnej podobe.

Obrazovka: Obrazovka štatistiky zamestnancov

Výberom obdobia a určením typu transakcie (nákup kartou) môžete zistiť, v akom množstve boli položky vydané z automatu. Ak prevádzkujete viacero automatov, môžete filtrovať podľa konkrétneho čísla automatu a zobraziť iba množstvo vydané z daného automatu, ktoré je možné exportovať do Excelu.

Obrazovka: Obrazovka štatistiky produktov

Dôležité: počet transakcií zodpovedá skutočne vydanému množstvu.

Report skladu automatu po kusoch

Môžete vybrať automat a produkt. Ak nevyberiete nič, do výsledkov filtra budú zahrnuté všetky produkty vo všetkých prevádzkovaných automatoch.

Prevádzkový partner	Produkt	Kód	Max. kapacita	Zásoba	Hodnota zásob	Podiel
MRO Solution	Adapter M8	460819001	0	0	0,00 %	0
MRO Solution	Bavlnené rukavice (bodkované)	942600199	10	10	100,00 %	0

Stav zásob skladu

Vyberte spomedzi kritérií dostupných v rozbaľovacích ponukách (cieľ, prevádzkový partner, sklad, produkt).

Prevádzkový partner	Produkt	Kód	Zásoba
MRO Solution	Rukavice CALIDRIS 11		-1,00
MRO Solution	Náhradná čepeľ		-22,00
MRO Solution	Pršiplášť	FAR 028	100,00

Časová štatistika

Po nastavení obdobia, typu transakcie, cieľa a hodnoty kliknite na 'Hľadať' na zobrazenie využitia podľa dňa, mesiaca a produktu.

Obdobie	Spolu	Pozícia 1	Pozícia 2	Pozícia 24
Celkový súčet	35,00	13	1	3
2022-03-01	3	0	0	1
2022-03-02	14	8	0	0
2022-03-04	4	4	0	0

Filtrované výsledky môžete exportovať pomocou tlačidla 'Export do Excelu'.

Használati Útmutató

Automata távfelügyeleti rendszer

Szerszám, védőeszköz és rezsianyag (MRO) kezelő automaták

Integrált távfelügyeleti platform

Verzió: 2.0

Kiadás dátuma: 2020. május 15.

MRO Solution

Weboldal: FactoryUSE.com

Telefon: +421 33 554 9049

E-mail: info@factoryuse.com

1. fejezet - Áttekintés

Ez az útmutató a szerszám, védőeszköz és rezsianyag kezelő automaták távoli felügyeletét biztosító webalapú távfelügyeleti rendszer használatát mutatja be.

Hatóköre

A használati útmutató az ipari környezetben telepített, nem „kereskedelmi” (azaz pénzügyi tranzakciókat nem bonyolító) eszközkiadó, -visszagyűjtő és -kölcsönző automaták üzemeltetői számára készült. Az útmutató az üzemeltető szervezetek vezetőit és munkatársait támogatja a rendszer megismerésében, üzembe állításában és a maximális költséghatékonyság elérésében.

Célkitűzés

A használati útmutató segítségével Ön képes lesz:

• Adminisztrálni az automatával kiszolgálni kívánt dolgozókat. Új dolgozókat vehet fel, azonosító kódot (kártyát vagy chipet) rendelhet hozzájuk, áttekintheti a használaton kívüli kártyák (chipek) listáját. Egyes kiválasztott dolgozókat adminisztrátori jogokkal ruházhat fel.

• Csoportokat és költséghelyeket hozhat létre, és a dolgozókat csoporthoz rendelheti. Beállíthatja az egyes dolgozói (szervezeti) csoportokhoz kapcsolódó jogokat, például hogy a csoport tagjai naponta hány védőeszközt vehetnek fel az automatákból.

• Valós időben ellenőrizheti az üzemeltetett kiadó automaták töltöttségi szintjét. Célzottan vagy szúrópróbaszerűen ellenőrizheti a visszagyűjtő automatákba helyezett tárgyakról készült fotókat.

• Kezelheti a rendszer beépített riportjait, és kinyerheti, elmentheti az egyéb ügyviteli és vezetői riportokhoz szükséges adatokat.

Hozzáférés a távfelügyeleti rendszerhez

A távfelügyeleti rendszer használata nem igényel helyben telepített adatszervert vagy programot; elérhető bármely asztali PC-ről, notebookról vagy mobil eszközről, amely rendelkezik internet-eléréssel.

Tesztelt és ajánlott webböngészők

Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera

2. fejezet - Kezdés

Ez a fejezet eligazít abban, hogyan kezdje használni a távfelügyeleti rendszert.

• Belépés

• Kilépés

• Jelszó megváltoztatása

Belépési jogosultság

A rendszerbe akkor tud belépni, ha rendelkezik erre szolgáló felhasználónévvel és jelszóval. A felhasználóneveket és jelszavakat a rendszer adminisztrátora adja ki; új felhasználó regisztrációja a kapcsolattartótól kérhető. Az igényelt felhasználónév/jelszó párost legkésőbb az automata beüzemelése, átadása során kapja meg.

Belépés előtt a nyitó képernyő jobb felső sarkában található legördülő menüben nyelvet választhat. Ezt követően a „Belép” gombra kattintva megnyílik a felhasználónév/jelszó beírására szolgáló ablak.

Képernyő: Bejelentkezési ablak

Felhasználó	A bejelentkezési felhasználónév mezője
Jelszó	A jelszó mezője
Sajátgép	Jelölőnégyzet — jelölje be, ha nem nyilvános, kizárólag saját eszközről lép be. Ekkor a rendszer hosszabb inaktivitást enged meg
Mégse / Belép	Alsó gombok — a művelet megszakítása vagy a bejelentkezés végrehajtása

Töltse ki a belépési adatokat. Ha a bejelentkezésre használt eszköz nem nyilvános, hanem kizárólag az Ön ellenőrzése alatt működik, jelölje be a „Sajátgép” négyzetet. Ekkor a rendszer hosszabb inaktivitást enged meg, azaz később zárja le az érvényes hozzáférést.

Sikeres belépést követően a „Belép” gomb helyét az Ön felhasználóneve foglalja el, és megjelenik a rendszer nyitó képernyője a fő menüvel.

Kilépés

A kilépéshez:

• Vigye a kurzort a képernyő jobb felső sarkában látható felhasználónévre, és kattintson rá.

• A felugró listában kattintson a „Kilép” gombra.

Jelszó megváltoztatása

• Ha egy új jelszóval lép be először, válassza ki a „Jelszó módosítás” lehetőséget a kilépés ismertetésében leírt helyen.

• Változtassa meg az ideiglenes jelszavát egy megfelelő, új jelszóra.

Megjegyzés: Válasszon egy könnyen megjegyezhető új jelszót. Ha elfelejti, azt az adminisztrátor sem tudja felidézni Önnek — a személyes jelszavak az adminisztrátorok számára sem láthatók. Jelszó elfelejtése esetén az ügyfélszolgálat tud beállítani Önnek egy új ideiglenes jelszót, amelyet az első használatkor tanácsos ismét megváltoztatni.

3. fejezet - Nyitó képernyő, mozgás a menükben

Képernyő: A nyitó képernyő fő menüszerkezete

A rendszer felépítése

A menüszerkezet hűen követi a szokásos bevezetési folyamatot — elsőként a „Kinek és mit adjunk ki” („Kitől és mit gyűjtsünk vissza”) kérdésre válaszolva. Az automatát használó dolgozókat, az egyes személyeket azonosító kártyákat (számokat) és a szervezeten belüli csoportokat minden erre jogosult adminisztrátor szerkesztheti. A kiadó automatákba tölthető cikkeket kizárólag a rendszer üzemeltető csapata változtathatja meg, mivel a cikkek módosítása az automata átalakításával és tesztelésével jár együtt. A sikeres tesztelést követően a termékcsoportok bekerülnek a rendszerbe. Az egyes termékekhez, termékcsoportokhoz és dolgozói csoportokhoz tartozó felvételi jogosultságokat ezután már a felhasználó közvetlenül szerkesztheti.

Megjegyzés: A sok nevet vagy kártyaszámot tartalmazó módosítási igényeket — illetve a kezdő adatbevitelt — az Ön kapcsolattartója is elvégezheti Ön helyett. Vegye fel vele a kapcsolatot, és küldje el az igényelt változtatások adatait a megadott Excel-sablonban.

Fő menük: Törzsadatok, Automata kiszolgálás, Naplók, Rendszerállapot, Riportok

A termékjogosultságok beállításait a következő fejezet (4. fejezet – Törzsadatok) mutatja be részletesen. A rendszer indítása előtt a jogosultságokat az üzemeltető csapat előre beállítja. Az alapértelmezett beállítások a biztonságot helyezik előtérbe, később a felhasználó igényei és a munkafolyamat tapasztalatai alapján módosíthatók.

Az üzembe állítást követően a „Naplók” menüből tájékozódhat arról, hogy milyen cikkek lettek kinek kiadva.

Az automaták működését és a szerverrel való kapcsolatát a „Rendszerállapot” menüben követheti nyomon.

A „Riportok” menüben érhetők el azok az összesítések és statisztikák, amelyekre általában minden szervezetnek és vezetőnek szüksége van. Itt nyílik lehetőség a riportok Excel formátumú letöltésére is.

Megjegyzés: Rendszerintegráció: Ha Önnek vagy cégének szüksége van arra, hogy az automatában zajló tranzakciókat meghatározott időközönként (például naponta) átadja a belső ERP rendszerének, kérjük, jelezze ezt kapcsolattartójának.

Menüszerkezet, navigálás

A kényelmes navigálás érdekében egyetlen kattintással bárhonnan visszatérhet a fő menübe. A rendszer felhasználói felülete minden menüben azonos módon tartalmazza a navigálást segítő gombokat és jelöléseket.

Képernyő: Közös képernyőelemek (minden menüben azonosak)

Helye	Elem	Funkció
1. sor	Fő menüsor	Legfelső szintű menük: Törzsadatok / Naplók / Rendszerállapot / Riportok stb.
2. sor, bal	Kezdőlap ikon	Kattintásra visszatér a fő menübe
2. sor, jobb	Aktuális hely jelzése	Az aktuális fő menü > almenü útvonalát mutatja
3. sor	Menü neve + „+” ikon	Új elem felvétele
4. sor	Kereső szűrősáv (világoskék)	„Keres” / „Mind” gombok a szűréshez és visszaállításhoz

A legfelső sorban találhatók a fő menük. Ha a kurzort az egyes fő menük neve melletti háromszög fölé viszi, megjelenik az adott menü almenüinek listája. A kívánt névre kattintva jut el az almenübe.

A „+” ikon a Törzsadatok alatti almenükben szolgál új elem felvételére — például a Törzsadatok/Személy menüben egy újonnan felvett dolgozó regisztrálására.

A „Keres” és „Mind” ikonok segítségével az almenüben kiválasztható feltételek szerint szűrhet, illetve visszatérhet a teljes, szűretlen listához.

4. fejezet - Törzsadatok

Megjegyzés: Emlékeztetőül: azt, hogy mi adható ki az automatából, már az üzemeltető csapat beállította — az automatát legyártották és leteszteltek. A „Törzsadatok” és almenüi arra szolgálnak, hogy Ön létrehozhassa, majd naprakész állapotban tarthassa és szerkeszthesse a saját munkakörnyezetét és az automata üzemeltetési feltételeit. Elsőként az automatákat használó dolgozókkal foglalkozunk.

Személy

A menü első megnyitásakor egy üres képernyő fogadja — hacsak nincs már betöltve a dolgozók listája kezdő adatként.

Képernyő: Személy listázása képernyő

Mező	Leírás
Név / Törzsszám	Kereső feltételek
Szupervizor / Van aktív kártyája / Archivált	Szűrés Igen · Nem · Mind szerint
Cég / Részleg, költséghely / Személy csoport	Szűrés hovatartozás szerint

Személy felvétele

Ha a képernyő üres, vagy dolgozót szeretne felvenni a rendszerbe, kattintson a „+” gombra. Ekkor megnyílik a „Személy felvétele” képernyő.

Képernyő: Személy felvétele képernyő

Szekció	Tartalmazott mezők
Azonosítás	Név · Törzsszám · Email · Telefonszám · Vonalkód
Automata	Kijelző üzenet · Üzenet kijelzés időtartama
Munkahely	Részleg/költséghely · CostCenter · Személy csoport · Telephely
Beállítás	Archivált · Szupervizor · Csak engedélyező szupervizor
Egyéb	Jegyzet

Az „Azonosítás” szekcióban öt mező áll rendelkezésre a dolgozó adatainak megadására (Név, Törzsszám, Email, Telefonszám, Vonalkód). A rendszer működéséhez legalább a „Név” mező kitöltése szükséges.

Megjegyzés: Ha a cég üzletpolitikája nem teszi lehetővé a dolgozók nevének rögzítését, a név helyett azonosító szám is használható.

Egyes automatatípusoknál az „Automata” szekcióban beállítható, hogy milyen szöveges üzenet és mennyi ideig jelenjen meg, ha a rendszer kártyás azonosítás során felismeri a dolgozót. A funkció elérhetőségéről érdeklődjön kapcsolattartójánál.

A „Munkahely” szekcióban a Részleg/költséghely, CostCenter, Személy csoport, illetve Telephely mezők csak akkor választhatók, ha ezek az adatok már rögzítve vannak. Kezdetben ezek a mezők üresek.

Megjegyzés: Ha Ön már gyakorlott felhasználója a távfelügyeleti rendszernek, és gyorsan, szisztematikusan szeretné rögzíteni az adatokat, javasoljuk, hogy az egyes dolgozók felvétele előtt hozza létre a dolgozói csoportokat (részlegeket) és a költséghelyeket.

A „Beállítás” szekcióban adhatja meg, ha a dolgozót ki szeretné zárni az automatát aktívan használók listájából. Ehhez jelölje be az „Archivált” jelölőnégyzetet.

Jelölje be a „Szupervizor” négyzetet, ha ez a dolgozó jogosult más, ugyanahhoz a személy csoporthoz tartozó dolgozóknak engedélyezni a felvételt az automatából.

Figyelem! A szupervizor státusz nem adminisztrátori jogosultság. Csak esetenként, egyedileg engedélyezhet felvételt az automatából, általános jogosultságot másoknak nem adhat.

Megjegyzés: Gyakorlati példa a szupervizor státusz használatára: A 10 fős szerelőcsapatban mindenki napi egy pár védőkesztyűt vehet fel (napi kredit: 1 db). A csapatvezetőnek is naponta egy pár jár (napi kredit: 1 db) — de előfordulhat, hogy valamelyik csapattag kesztyűje idő előtt elhasználódik, és neki sem szabad védőeszköz nélkül maradnia. A csapatvezetőnek szupervizor státuszt és 10 db napi kreditet adunk. Így a csapatvezető (ha együtt mennek az automatához) engedélyezheti a csapattagnak egy újabb pár kesztyű felvételét. Ha a csapatvezető (szupervizor) 10 db-os kreditje elfogy, aznap már nem tud több extra kesztyűt biztosítani a csapattagoknak.

„Csak engedélyező szupervizor”: jelölje be, ha a szupervizornak saját munkájához nincs szüksége eszközre, csak a beosztottjainak engedélyezhet extra felvételt.

Az „Egyéb” szekcióban szabad szöveges jegyzetet fűzhet a dolgozóhoz. A „Ment” gombra kattintva elmentheti az eddig végzett beállításokat és bevitt adatokat. A jobb oldali „Vissza” gombra kattintva visszatér az előző menübe, de ekkor a változtatások nem kerülnek mentésre.

Ha a Személy menüben már több dolgozó szerepel, a szűrőmezők alatt egy jelző mutatja a teljes adatállomány és a betöltött elemek számát: „Listázott adatok száma: 50 / 256”. Ez azt jelenti, hogy a cégnél 256 dolgozó van rögzítve, ebből az első 50 van betöltve a listába.

Kártya

Megjegyzés: A dolgozók azonosítására általában a céges belépőkártya szolgál, ezért nevezzük ezt a menüt és fejezetet „Kártyának”. A dolgozók azonban más módon is azonosíthatók. Ha a cégnél nincs belépőkártya-rendszer, önálló azonosító kártyák is biztosíthatók. Emellett kulcstartón hordható azonosító chipek is használhatók azonosításra.

A „Kártya” menü első megnyitásakor egy üres képernyő fogadja — hacsak nincsenek már betöltve kezdő adatok.

Képernyő: Kártya listázása képernyő

Kártya hozzárendelése dolgozóhoz

Ha kártyát szeretne hozzárendelni egy adott dolgozóhoz, lépjen a „Személy” menübe, keresse meg a dolgozó nevét, majd a névre kattintva nyissa meg a dolgozó részletes adatait.

Képernyő: Kártya hozzárendelés ablak

Figyelem! A rendszer az „OK” gomb megnyomásakor bármilyen beírt karaktersorozatot elfogad — a gyakorlatban azonban az automata csak akkor tudja felismerni a dolgozót, ha a karaktersorozat pontosan megegyezik a kártya valós (elektronikusan kiolvasható) azonosító számával!

A kártya hozzárendelésekor szöveges jegyzetet is fűzhet a kártya-dolgozó párosításhoz.

Kártyaszám beolvasásos regisztrálása

A kártya azonosító számának kézi beírásakor előforduló elgépeléseket a következő beolvasásos eljárással kerülheti el:

A távfelügyeleti rendszert egy laptopon elindítva menjen a kártyával egy üzemelő automatához. A rendszer „Személy/Részletek” menüjében a „Hozzárendelt kártyák” szekcióban kattintson a beolvasás ikonra, ekkor megnyílik a beolvasási párbeszédablak.

Képernyő: Kártya beolvasása ablak

Az „Automata” ablakban válassza ki azt a gépet, amelynél éppen tartózkodik. A „Kártya beolvasása” gombra kattintva a gomb mellett elindul egy visszaszámláló, amely jelzi, hogy 15 másodperce van a kártyát az automata olvasójához érinteni. Ekkor a kártya azonosító száma beolvasásra kerül, és hozzárendelődik a dolgozóhoz.

Megjegyzés: A dolgozói kártyák mellett egyéb kártyatípusok is létrehozhatók, például töltő-, szerviz- és tesztkártyák. Ilyen igény esetén keresse kapcsolattartóját, aki segít a beállításban.

A „Kártyakód” a kártya (vagy azonosító chip) elektronikus azonosító száma — az azonosító kártya nem törölhető tulajdonsága.

Az egyes kártyák részletes adatait a táblázatban a kártya azonosító számára (kártyakódra) kattintva tekintheti meg, ekkor megnyílik a „Részletek” menü. Ez a menü kizárólag tájékoztató jellegű, itt az adatok nem szerkeszthetők. A „Személy” vagy „Tranzakciók” feliratra kattintva a program megnyitja a kártyához kapcsolódó információkat. A státusz megváltoztatásához (deaktiváláshoz) kattintson a „Személy/Részletek” menü „Hozzárendelt kártyák” szekciójában az X ikonra, ezzel visszavonhatja a kártyát.

Az inaktív (dolgozóknak újra kiosztható) kártyák a „Kártya” menüben szűrhetők és listázhatók.

Részleg, költséghely

A menü neve melletti „+” ikonra kattintva új részleget vagy költséghelyet hozhat létre. A részleg a közhasználatú név, a költséghely pedig az adott munkaterület számkódja (általában a könyvelésben használt kód).

Képernyő: Részleg/költséghely listázása és részletei

Sorszám	Név	Kód	Cég
1	Alkatrészgyártás	0012	MRO Solution
2	Elektronika	0042	MRO Solution

A létrehozott részlegek megjelennek a listában; a részleg nevére kattintva megnyílik a „Részletek” menü, amely a belső azonosítót, a nevet, a kódot, a céget, a jegyzetet és a „Személyek” linket mutatja.

A meglévő részlegek adatai és a költséghely számkódja a ceruza ikonra kattintva szerkeszthetők, a „+” ikonnal pedig közvetlenül ebből a menüből is felvehető egy újabb részleg.

Személy csoport

A rendszert és az automatákat használó dolgozók, adminisztrátorok és telephelyi felelősök csoportosítására szolgál, azért, hogy az azonos csoportba tartozó személyek azonos jogosultságokkal rendelkezzenek — vagyis egyformán férjenek hozzá az automatából felvehető cikkekhez, és ugyanazokat a cikkeket ugyanolyan gyakorisággal vehessék fel.

Képernyő: Személy csoport listázása

Sorszám	Csoport neve	Cég
1	Termelésirányítás	MRO Solution
2	Hegesztők	MRO Solution
3	dinsa	MRO Solution
4	Irodai	MRO Solution

A „Személy csoport” menü felépítése és működése nagyban hasonlít a „Részleg, költséghely” menüre. A menü neve melletti „+” ikonra kattintva új csoportot hozhat létre, a listában a csoport nevére kattintva megtekintheti a részleteket, a ceruza ikonra kattintva pedig szerkesztheti azt.

Automata

Az „Automata” menü a cégnél üzemelő automaták műszaki felügyeletét szolgálja.

Képernyő: Automata listázása képernyő

Az egyes automaták sorának jobb szélén az „Online” oszlopban megjelenő ikon a szerverrel való kapcsolat állapotát mutatja. A zöld szín normál kapcsolatot, a piros offline állapotot jelez. Az IMEI számra vagy az információs ikonra kattintva a „Részletek” almenübe jut.

A „Részletek” almenüben megtekintheti az automata részletes adatait, beállításait, a kiadásra konfigurált termékeket, valamint a készletgazdálkodási jellemzőket. A megjelenített adatok kizárólag tájékoztató jellegűek, a műszaki módosítást csak kapcsolattartóján keresztül kezdeményezheti.

Képernyő: Részletek — „Adatok” fül

Szekció	Tartalmazott elemek
Azonosítás	Belső azonosító · Guid · Gyárszám · Címke
Modem	Aktív · IMEI · IP cím · Telefonszám
Üzemeltetés	Üzemeltető partner · Cég · Telephely · Felállítási hely · GPS koordináták

Képernyő: Részletek — „Termékválaszték” fül

Megjeleníti az egyes pozíciókhoz (spirálokhoz) rendelt terméket, a készpénzmentes árat, a maximális kapacitást és a készletriasztási küszöbértéket.

Képernyő: Részletek — „Készletgazdálkodás” fül (aktuális készlet)

A „Készletgazdálkodás” almenüben az „Aktuális készlet” gombra kattintva megtekintheti az automata egyes kiadó spiráljainak (spirálcsoportjainak) töltöttségi állapotát. A képernyő színekkel (zöld = megfelelő, sárga = közepes, piros = alacsony) szemléletesen mutatja, hogy melyik automata melyik tálcáján, melyik spirálban milyen cikk található, mekkora a spirál kapacitása és mekkora az aktuális töltöttsége.

Figyelem! Az azonos menetemelkedésű spirálokba fizikailag felcserélhető cikkek helyezhetők (például egy 115 mm átmérőjű vágókorong felcserélhető egy ugyanolyan átmérőjű csiszolókoronggal). Ez azonban összekeveri a készletgazdálkodási adatokat. Az ilyen cikkeket soha ne cserélje fel! Ha a cserére feltétlenül szükség van, jelezze kapcsolattartójának, aki gondoskodik arról, hogy az automatában végrehajtott fizikai csere szinkronban legyen a szerver készletgazdálkodási beállításaival, elkerülve ezzel az adatok összekeveredését.

A készletgazdálkodási funkció lehetővé teszi, hogy a töltést végző dolgozó — akinek jogosultsága és kulcsa van az automata kinyitásához — a töltés befejezése után rögzítse, milyen töltöttségi szinttel zárta le az automatát. Ehhez egy olyan mobil eszköz szükséges, amely eléri a távfelügyeleti rendszert. A „Darabáru betöltés” gombra kattintva megnyílik egy beviteli ablak az egyes spirálokhoz; írja be az egyes mezőkbe a töltési mennyiséget, majd a „Ment” gombbal rögzítse.

Szükség esetén, ha az ajtó kinyitásával kell cikkeket eltávolítani, használja a „Darabáru kivét” gombot; ha a tényleges készlet nem egyezik a szerveren tárolt adattal, a „Darabáru leltározás” gombbal korrigálhatja azt.

Termékcsoport

Figyelem! A módosítás a legtöbb esetben hardver- (spirálelrendezés-) változtatással jár!!!

A „Termékcsoport” menü lehetővé teszi az egyes termékek tetszőleges csoportosítását, és az azonos csoportba tartozó termékekhez (cikkekhez) való hozzáférés egységes szabályozását.

Képernyő: Termékcsoport részletei — példa: „Áramátadó” csoport

Sorszám	Termék neve
0	Áramátadó pofa
1	Áramátadó csavar

Új termékcsoportok létrehozása vagy a meglévők szerkesztése ugyanúgy történik, mint a többi menüben — a „+” és a ceruza ikonokra kattintva.

Termékjogosultság

Ebben a menüben megtekintheti és beállíthatja, hogy az egyes személy csoportok mely cikkeket (termékeket) vehetik fel az automatából, mennyi idő teljen el a felvételek között, és egy adott időszakban (napban/hétben/hónapban) hány darabot vehet fel a csoporthoz tartozó dolgozó.

Figyelem! A termékfelvétel tehát nem korlátozható személyenként! A termékjogosultságok kezeléséhez először minden dolgozót hozzá kell rendelni egy személy csoporthoz, majd erre a csoportra kell korlátokat létrehozni.

Ez a megoldás lehetővé teszi, hogy ha egy dolgozót (személyt) másik munkaterületre helyeznek át, elegendő legyen a hozzá kapcsolt személy csoportot módosítani. Ez a változtatás automatikusan frissíti a dolgozó összes termékre vonatkozó jogosultságát, így nem szükséges egyenként megváltoztatni az egyes termékekhez tartozó jogosultságokat és korlátokat.

Képernyő: Termékjogosultság listája — példa (Cég = MRO Solution)

A termékjogosultságok megjelenítéséhez válasszon céget a legördülő menüben. A lista automatikusan megjelenik, itt nincs „Keres” gomb. A személy csoport kiválasztásával a lista tovább szűkíthető (automatikusan).

Az egyes személy csoportokhoz tartozó termékjogosultságok beállításához kattintson a csoport neve melletti ceruza ikonra. A listában három oszlop jelenik meg, mindegyik külön szerkeszthető: ① megengedett mennyiség, ② időszak egysége (Nincs korlát / Tiltva / Nap / Hét / Hónap / Év), ③ tartási (blokkolási) idő percben.

A középső oszlopra kattintva a legördülő menüből kiválasztható az az időszak, amelyre a korlát vonatkozik. Például az áramátadó pofa havi korlátjának beállításához kattintson a „Hónap” lehetőségre. Az első oszlopba beírt „3” érték azt jelenti, hogy a csoport dolgozói havonta legfeljebb 3 darabot vehetnek fel. Ha valaki a hónap letelte előtt szeretne felvenni egy negyediket, a rendszer elutasítja a kérést.

Ha meg szeretné akadályozni, hogy a dolgozó a havi 3 darabos keretet a hónap elején néhány percen belül felvegye, beállíthat a termékhez „tartási időt”. A harmadik oszlopba írja be percben azt az időtartamot, amely alatt a következő felvétel/kiszolgálás blokkolva lesz. (10 080 perc = 7 nap × 24 óra × 60 perc)

A módosított, szerkesztett beállításokat a lista tetején található zöld mentés ikonra kattintva mentheti el. A piros X ikonra kattintva a rendszer mentés nélkül lép ki a szerkesztésből.

5. fejezet - Automata kiszolgálás

A raktárba beérkezett termékek rögzítésére szolgál.

1. lépés — Tranzakciótípus kiválasztása

Válassza ki a tranzakció típusát (pl. Készletmozgás), majd kattintson a „Tovább” gombra.

2. lépés — A készletmozgás alapadatainak megadása

Adja meg a forrás- és célraktárt, valamint rögzítse a szállítólevél számát és a számla számát.

3. lépés — A készletmozgás tételeinek megadása

Keres	A beérkező termék kiválasztása (cikkszám/vonalkód is megadható)
Mennyiség / OK	A mennyiség megadása, majd megerősítés
Felvett tételek	Az eddig felvett tételek listája
Ment	Az összes tétel mentése

A „Keres” gombbal válassza ki a beérkező terméket. Megadhatja a cikkszámot vagy a vonalkódot. A mennyiség mezőbe írja be a darabszámot, majd kattintson az „OK” gombra; az összes tétel felvétele után a „Ment” gombbal rögzítse a változásokat.

Bejövő tranzakciónapló (készletmozgás-napló)

Képernyő: Készletmozgás-napló képernyő

A „Forrás raktár” alatt megjelenő kék szöveges információra (pl. „Védőeszköz beszállító”) kattintva a raktár részletes adataihoz jut.

Képernyő: Raktár részletei képernyő

Azonosítás	Belső azonosító · Név (pl. Védőeszköz beszállító) · Üzemeltető partner
Beállítás	Szülő raktár · Raktárkezelő felhasználó · Hálózati raktár · Virtuális raktár
Egyéb	Jegyzet
Linkek	Aktuális készlet · Raktár készletváltozási napló

A ceruza ikonra kattintva szerkesztheti a rögzített adatokat, a „+” gombbal pedig új raktárat vehet fel.

Automata töltési napló

Ebben a részben egy kiválasztható időszak és feltételek megadásával az adatbázisból ellenőrizheti, mennyi terméket töltöttek az automatába. Ha több automatát üzemeltet, konkrét automatára és termékfajtára is szűrhet. A szűrési feltételek beállítása után kattintson a „Keres” gombra az adatok betöltéséhez, majd a lista alján található „Excel letöltés” gombbal exportálhatja azokat. Fontos: a tranzakciószám a ténylegesen kiadott mennyiséget mutatja.

Raktár

A „+” gombra kattintva új raktárat vehet fel. A „Keres” gombra kattintva megtekintheti a rögzített raktárak listáját. Az egyes raktársorok jobb oldalán választhat a készlet, a szerkesztés és a részletek ikonok közül.

Képernyő: Raktárkészlet képernyő — példa

Sorszám	Termék	Cikkszám	Mennyiség	Készletérték
1	Szerelő kesztyű 10-es		-12,00 db	-
2	Teszt kalapács 1	1133	87,00 db	-

6. fejezet - Naplók

Képernyő: Tranzakció napló képernyő

A tranzakciótípusok kategóriái:

• Kártyás vásárlás — az összes automatából kivett tranzakciót rögzíti időpont, törzsszám, név, csoport, termék, automata, jóváhagyó, kreditszám és fotószám szerint.

• Jóváhagyás — a jóváhagyó adatai, valamint a jóváhagyott termék és automata.

• Termék visszavételezés — az összes visszaadási tranzakciót rögzíti időpont, törzsszám, név, csoport, termék, automata, jóváhagyó, kreditszám és fotószám szerint.

Adja meg a kezdő és záró időpontot, valamint a tranzakció típusát. Ha csak a tranzakció típusát választja ki, a rendszer az összes adatot lekéri (költséghely, dolgozó, csoport, automata, kártya, dolgozó, termék). Az „Excel letöltés” kiválasztásával a szűrt eredményt exportálhatja Excel fájlba.

7. fejezet - Rendszerállapot

Képernyő: Automata állapot napló képernyő

Az automata kiválasztásával ellenőrizheti, hogy az online (zöld) állapotban van-e. Ha nincs kapcsolat a szerverrel, offline (piros) állapotban jelenik meg.

8. fejezet - Riportok

Az időszak kiválasztásával és a tranzakciótípus megadásával (kártyás vásárlás, jóváhagyás, termék visszavételezés) megtekintheti az egyes dolgozók összes tranzakcióját számszerűsítve.

Képernyő: Személy statisztika képernyő

Az időszak kiválasztásával és a tranzakciótípus megadásával (kártyás vásárlás) ellenőrizheti, milyen mennyiségben adták ki az automatából a cikkeket. Ha több automatát üzemeltet, egy konkrét automata számára szűrve csak az abból kiadott mennyiséget láthatja, amelyet Excelbe is exportálhat.

Képernyő: Termék statisztika képernyő

Fontos: a tranzakciószám a ténylegesen kiadott mennyiséget mutatja.

Automata darabáru készletriport

Kiválaszthat egy automatát és terméket. Ha nem választ, a szűrt eredmény az összes üzemelő automata teljes termékkínálatát tartalmazza.

Üzemeltető partner	Termék	Cikkszám	Max kapacitás	Készlet	Készletérték	Százalék
MRO Solution	Adapter M8	460819001	0	0	0,00%	0
MRO Solution	Cérnakesztyű pöttyös	942600199	10	10	100,00%	0

Raktárkészlet

Válasszon a legördülő menükben elérhető feltételek közül (cél, üzemeltető partner, raktár, termék).

Üzemeltető partner	Termék	Cikkszám	Készlet
MRO Solution	CALIDRIS 11 kesztyű		-1,00
MRO Solution	Cserepenge		-22,00
MRO Solution	Esőkabát	FAR 028	100,00

Idősoros statisztika

Az időszak, a tranzakciótípus, a cél és az érték beállítása után kattintson a „Keres” gombra a napi, havi és termékenkénti felhasználás megtekintéséhez.

Időszak	Összesen	1. gomb	2. gomb	24. gomb
Összesen	35,00	13	1	3
2022-03-01	3	0	0	1
2022-03-02	14	8	0	0
2022-03-04	4	4	0	0

A szűrt eredmények az „Excel letöltés” gombbal exportálhatók.

Uživatelská příručka

Systém vzdálené správy prodejních automatů

Automaty na nářadí, OOPP a spotřební materiál (MRO)

Integrovaná platforma vzdálené správy

Verze: 2.0

Datum vydání: 15. května 2020

MRO Solution

Webová stránka: FactoryUSE.com

Telefon: +421 33 554 9049

E-mail: info@factoryuse.com

Kapitola 1 - Přehled

Tato příručka popisuje používání webového systému pro vzdálenou správu automatů na nářadí, osobní ochranné pracovní prostředky (OOPP) a spotřební materiál.

Rozsah použití

Tato uživatelská příručka je určena provozovatelům nekomerčních (tj. bez finančních transakcí) výdejních, sběrných a půjčovacích automatů instalovaných v průmyslovém prostředí. Příručka pomáhá manažerům a zaměstnancům provozující organizace seznámit se se systémem, zavést jej do provozu a dosáhnout maximální nákladové efektivity.

Účel

Pomocí této příručky budete schopni:

• Spravovat zaměstnance, kteří budou automat využívat. Můžete registrovat nové zaměstnance, přiřadit identifikační kód (kartu nebo čip) a prohlížet seznam nepoužívaných karet (čipů). Vybraným zaměstnancům můžete udělit administrátorská práva.

• Vytvářet skupiny a střediska a přiřazovat k nim zaměstnance. Můžete nastavit oprávnění související s jednotlivými skupinami zaměstnanců (organizačními skupinami) — například kolik kusů OOPP může člen skupiny denně odebrat z automatu.

• V reálném čase kontrolovat stav naskladnění provozovaných výdejních automatů. Fotografie předmětů vložených do sběrných automatů můžete kontrolovat cíleným výběrem nebo náhodným vzorkováním.

• Spravovat vestavěné reporty systému a exportovat a ukládat údaje potřebné pro další provozní a manažerské reporty.

Přístup k systému vzdálené správy

Systém vzdálené správy nevyžaduje žádný lokálně instalovaný datový server ani program a je dostupný z libovolného stolního počítače, notebooku nebo mobilního zařízení s připojením k internetu.

Testované a doporučené webové prohlížeče

Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera

Kapitola 2 - Začínáme

Tato kapitola vysvětluje, jak začít používat systém vzdálené správy.

• Přihlášení

• Odhlášení

• Změna hesla

Přihlašovací oprávnění

K přihlášení do systému potřebujete vyhrazené uživatelské jméno a heslo. Uživatelská jména a hesla vydává správce systému; registraci nového účtu můžete požádat u svého kontaktu. Požadované uživatelské jméno/heslo obdržíte nejpozději při instalaci a předání automatu.

Před přihlášením si můžete v rozbalovací nabídce v pravém horním rohu úvodní obrazovky vybrat jazyk. Po kliknutí na tlačítko 'Přihlásit se' se otevře okno pro zadání uživatelského jména a hesla.

Obrazovka: Přihlašovací okno

Uživatel	Pole pro zadání přihlašovacího jména
Heslo	Pole pro zadání hesla
Toto je můj počítač	Zaškrtávací políčko — použijte při přihlašování z osobního (nesdíleného) zařízení. Prodlužuje čas nečinnosti před odhlášením
Zrušit / Přihlásit se	Tlačítka dole — zrušení nebo provedení přihlášení

Zadejte přihlašovací údaje. Pokud zařízení, které používáte k přihlášení, není sdílené, ale používáte ho pouze vy, zaškrtněte políčko 'Toto je můj počítač'. V takovém případě systém povolí delší dobu nečinnosti, takže vaše platná relace se ukončí později.

Po úspěšném přihlášení se místo tlačítka 'Přihlásit se' zobrazí vaše uživatelské jméno a zobrazí se úvodní obrazovka systému s hlavní nabídkou.

Odhlášení

Postup odhlášení:

• Přesuňte kurzor na své uživatelské jméno zobrazené v pravém horním rohu obrazovky a klikněte na něj.

• V rozbalovacím seznamu klikněte na 'Odhlásit se'.

Změna hesla

• Pokud se přihlašujete poprvé s novým heslem, vyberte 'Změnit heslo' na místě popsaném v pokynech k odhlášení.

• Změňte dočasné heslo na vhodné nové heslo.

Poznámka: Zvolte si nové heslo, které si snadno zapamatujete. Pokud ho zapomenete, nedokáže ho obnovit ani správce systému — osobní hesla nevidí ani administrátoři. Pokud heslo zapomenete, podpora vám může nastavit nové dočasné heslo, které byste měli při prvním použití opět změnit.

Kapitola 3 - Úvodní obrazovka a navigace v nabídce

Obrazovka: Struktura hlavní nabídky na úvodní obrazovce

Struktura systému

Struktura nabídky věrně kopíruje běžný postup zavádění — nejprve se odpoví na otázku 'komu a co vydávat' ('od koho a co vybírat'). Zaměstnance využívající automat, karty (čísla) identifikující jednotlivé osoby a skupiny v rámci organizace může upravovat každý oprávněný administrátor. Položky, které lze vložit do výdejního automatu, může měnit pouze tým správy systému, jelikož změna položek vyžaduje úpravu a testování automatu. Po úspěšném otestování se skupiny produktů zaregistrují do systému. Oprávnění k registraci jednotlivých produktů, skupin produktů a skupin zaměstnanců může následně upravovat přímo uživatel.

Poznámka: Požadavky na změnu obsahující mnoho jmen nebo čísel karet — nebo úvodní zadání údajů — může za vás vyřídit váš kontakt. Kontaktujte jej a zašlete údaje požadovaných změn v určené excelové šabloně.

Hlavní nabídky: Základní údaje, Servis automatů, Záznamy, Stav systému, Reporty

Nastavením oprávnění k produktům se podrobně věnuje následující kapitola (Kapitola 4 - Základní údaje). Před zavedením systému jsou oprávnění předem nastavena správcovským týmem. Výchozí nastavení upřednostňují bezpečnost a lze je později upravit podle potřeb uživatele a provozních zkušeností.

Po zavedení systému můžete v nabídce 'Záznamy' zjistit, které položky byly komu vydány.

Provozní stav automatů a jejich komunikaci se serverem můžete sledovat v nabídce 'Stav systému'.

V nabídce 'Reporty' najdete souhrny a statistiky, které organizace a manažeři běžně potřebují. Zde je také možné stáhnout reporty ve formátu Excel.

Poznámka: Integrace systému: Pokud vy nebo vaše společnost potřebujete předávat transakční údaje z automatu do interního ERP systému v pravidelných intervalech (např. denně), informujte o tom svůj kontakt.

Struktura nabídky a navigace

Pro pohodlnou navigaci se můžete jedním kliknutím vrátit do hlavní nabídky odkudkoli ve struktuře nabídky. Uživatelské rozhraní systému obsahuje ve všech nabídkách stejná navigační tlačítka a označení.

Obrazovka: Společné prvky obrazovky (stejné ve všech nabídkách)

Umístění	Prvek	Funkce
Řádek 1	Panel hlavní nabídky	Nejvyšší úroveň nabídky: Základní údaje / Záznamy / Stav systému / Reporty atd.
Řádek 2 vlevo	Ikona domů	Kliknutím se vrátíte do hlavní nabídky
Řádek 2 vpravo	Zobrazení aktuální polohy	Zobrazuje cestu aktuální hlavní nabídka > podnabídka
Řádek 3	Název nabídky + ikona '+'	Registrace nové položky
Řádek 4	Panel vyhledávacích filtrů (světle modrý)	Tlačítka 'Hledat' / 'Zrušit' pro filtrování a reset

V horním řádku se nachází hlavní nabídka. Pokud přesunete kurzor na trojúhelník vedle názvu hlavní nabídky, zobrazí se seznam podnabídek dané nabídky. Kliknutím na požadovaný název přejdete do podnabídky.

Ikona '+' se používá v podnabídkách sekce Základní údaje k registraci nové položky — například k registraci nově přijatého zaměstnance v nabídce Základní údaje/Zaměstnanci.

Pomocí ikon 'Hledat' a 'Zrušit' můžete v podnabídce filtrovat podle vybraných kritérií nebo se vrátit k úplnému (celému) seznamu.

Kapitola 4 - Základní údaje

Poznámka: Připomínka: co lze z automatu vydávat, již nastavil tým správy systému — automat byl vyroben a otestován. Sekce 'Základní údaje' a její podnabídky slouží k tomu, abyste si mohli vytvořit vlastní pracovní prostředí a provozní podmínky automatu a udržovat je aktuální a upravovat. Nejprve se věnujeme zaměstnancům, kteří automat využívají.

Zaměstnanci

Při prvním otevření této nabídky se zobrazí prázdná obrazovka — pokud již není jako počáteční údaje nahrán seznam zaměstnanců.

Obrazovka: Obrazovka seznamu zaměstnanců

Pole	Popis
Jméno / Osobní číslo	Vyhledávací kritéria
Supervizor / Má aktivní kartu / Archivovaný	Filtr Ano · Ne · Vše
Společnost / Oddělení, středisko / Skupina zaměstnanců	Filtr podle příslušnosti

Registrace zaměstnance

Pokud je obrazovka prázdná, nebo chcete do systému přidat zaměstnance, klikněte na tlačítko '+'. Otevře se obrazovka 'Registrace zaměstnance'.

Obrazovka: Obrazovka registrace zaměstnance

Sekce	Obsažená pole
Identifikace	Jméno · Osobní číslo · E-mail · Telefon · Čárový kód
Automat	Zobrazovaná zpráva · Doba zobrazení zprávy
Pracoviště	Oddělení/středisko · CostCenter · Skupina zaměstnanců · Provozovna
Nastavení	Archivovaný (neaktivní) · Supervizor · Supervizor pouze pro schvalování
Ostatní	Poznámka

V sekci 'Identifikace' je pět polí pro zadání údajů o zaměstnanci (jméno, osobní číslo, e-mail, telefon, čárový kód). Aby systém fungoval, je třeba vyplnit alespoň pole 'Jméno'.

Poznámka: Pokud firemní politika neumožňuje evidovat jména zaměstnanců, lze místo jména použít identifikační číslo.

U některých modelů automatů lze v sekci 'Automat' nastavit textovou zprávu a dobu jejího zobrazení, která se zobrazí při rozpoznání zaměstnance kartou. O dostupnosti této funkce se informujte u svého zástupce.

V sekci 'Pracoviště' lze vybrat oddělení/středisko, CostCenter, skupinu zaměstnanců nebo provozovnu pouze tehdy, pokud jsou tyto údaje již zaregistrovány. Zpočátku jsou tato pole prázdná.

Poznámka: Pokud již systém vzdálené správy ovládáte a chcete zadávat údaje rychle a systematicky, doporučujeme před registrací jednotlivých zaměstnanců nejprve vytvořit skupiny zaměstnanců (oddělení) a střediska.

V sekci 'Nastavení' můžete určit, zda zaměstnance vyloučit ze seznamu aktivních uživatelů automatu. K tomu zaškrtněte políčko 'Archivovaný'.

Políčko 'Supervizor' zaškrtněte, pokud má tento zaměstnanec možnost schvalovat odběr z automatu ostatním zaměstnancům ve stejné skupině.

Upozornění! Stav supervizora není administrátorský stav. Umožňuje pouze příležitostné, individuální schválení odběru z automatu, nelze jím udělit obecná oprávnění jiným osobám.

Poznámka: Praktický příklad využití stavu supervizora: V 10členné údržbářské četě může každý denně odebrat jeden pár ochranných rukavic (denní kredit 1 ks). I vedoucímu čety náleží denně jeden pár (denní kredit také 1 ks) — může se ale stát, že některému členovi čety se rukavice opotřebí dříve, a ani ten by neměl zůstat bez OOPP. Vedoucímu čety se nastaví stav supervizora a s ním denní kredit 10 ks. Díky tomu může vedoucí (pokud jdou k automatu společně) povolit členovi čety odběr dalšího páru rukavic. Jakmile se vyčerpá 10kusový kredit vedoucího (supervizora), ten den už nemůže poskytnout žádné další rukavice.

'Supervizor pouze pro schvalování': zaškrtněte, pokud supervizor sám o sobě nepotřebuje žádný materiál pro svou práci a může pouze schvalovat dodatečné odběry svým podřízeným.

V sekci 'Ostatní' můžete k zaměstnanci připojit volnou textovou poznámku. Kliknutím na 'Uložit' uložíte dosud provedená nastavení a zadání. Kliknutím na tlačítko 'Zpět' vpravo se vrátíte do předchozí nabídky, změny se však neuloží.

Pokud je již v nabídce Zaměstnanci zaregistrováno více zaměstnanců, pod filtrovacími poli se zobrazuje indikátor s celkovým počtem záznamů a počtem aktuálně načtených záznamů: 'Zobrazené záznamy: 50 / 256'. To znamená, že ve společnosti je zaregistrováno 256 zaměstnanců, z nichž je do seznamu načteno prvních 50.

Karty

Poznámka: K identifikaci zaměstnanců se obvykle používá firemní přístupová karta, proto se tato nabídka a kapitola nazývá 'Karty'. Zaměstnance však lze identifikovat i různými jinými způsoby. Pokud ve firmě není zaveden systém přístupových karet, lze dodat samostatné identifikační karty. Stejně tak lze k identifikaci použít identifikační čipy nošené na klíčence.

Při prvním otevření nabídky 'Karty' se zobrazí prázdná obrazovka — pokud již nejsou nahrány počáteční údaje.

Obrazovka: Obrazovka seznamu karet

Přiřazení karty zaměstnanci

Chcete-li přiřadit kartu konkrétnímu zaměstnanci, přejděte do nabídky 'Zaměstnanci', vyhledejte jméno daného zaměstnance a kliknutím na něj otevřete podrobné informace o zaměstnanci.

Obrazovka: Okno přiřazení karty

Upozornění! Systém při stisknutí tlačítka 'OK' přijme jakýkoli zadaný řetězec — v praxi však automat dokáže rozpoznat zaměstnance pouze tehdy, pokud se řetězec přesně shoduje se skutečným (elektronicky čitelným) identifikačním číslem dané karty!

Při přiřazování karty můžete přidat textovou poznámku ke spárování karty se zaměstnancem.

Postup registrace karty snímáním

Překlepům při ručním zadávání identifikačního čísla karty lze předejít následujícím postupem registrace snímáním:

Se systémem vzdálené správy spuštěným na notebooku přejděte s danou kartou k provozovanému automatu. V nabídce systému 'Zaměstnanec/Podrobnosti' klikněte v sekci 'Přiřazené karty' na ikonu snímání, čímž se otevře dialogové okno snímání.

Obrazovka: Okno registrace karty snímáním

V okně 'Automat' vyberte zařízení, u kterého se právě nacházíte. Kliknutím na tlačítko 'Snímat kartu' se vedle tlačítka spustí odpočet, který signalizuje, že máte 15 sekund na přiložení karty ke čtečce automatu. Identifikační číslo karty se poté načte a přiřadí danému zaměstnanci.

Poznámka: Kromě zaměstnaneckých karet lze vytvořit i jiné typy karet, například nabíjecí, servisní nebo testovací. V případě takového požadavku kontaktujte svého zástupce, který vám pomůže s nastavením.

'Kód karty' je elektronické identifikační číslo karty (nebo identifikačního čipu) — neodstranitelná vlastnost identifikační karty.

Podrobné informace o jednotlivých kartách zobrazíte kliknutím na identifikační číslo karty (kód karty) v tabulce, čímž se otevře nabídka 'Podrobnosti'. Tato nabídka slouží pouze k zobrazení informací, údaje zde nelze upravovat. Kliknutím na 'Zaměstnanec' nebo 'Transakce' program otevře související informace o dané kartě. Ke změně (deaktivaci) stavu klikněte v sekci 'Přiřazené karty' nabídky 'Zaměstnanec/Podrobnosti' na ikonu X, čímž kartu odeberete.

Neaktivní karty (dostupné pro opětovné přiřazení zaměstnancům) lze filtrovat a zobrazit v nabídce 'Karty'.

Oddělení, středisko

Kliknutím na ikonu '+' vedle názvu nabídky můžete vytvořit nové oddělení nebo středisko. Oddělení je běžně používaný název, středisko je číselný kód dané pracovní oblasti (obvykle kód používaný v účetnictví).

Obrazovka: Seznam a podrobnosti oddělení/středisek

Č.	Název	Kód	Společnost
1	Výroba dílů	0012	MRO Solution
2	Elektronika	0042	MRO Solution

Vytvořená oddělení se zobrazují v seznamu; kliknutím na název oddělení se otevře nabídka 'Podrobnosti', která zobrazuje interní ID, název, kód, společnost, poznámku a odkaz 'Zaměstnanci'.

Existující údaje oddělení a číselný kód střediska lze upravit kliknutím na ikonu tužky a pomocí ikony '+' můžete přímo z této nabídky zaregistrovat další nové oddělení.

Skupiny zaměstnanců

Slouží ke skupinování zaměstnanců, administrátorů a vedoucích pracovišť, kteří systém využívají, s cílem zajistit, aby osoby ve stejné skupině měly stejná oprávnění — tedy stejný přístup k položkám, které lze z automatu odebrat, a možnost odebírat stejné položky se stejnou frekvencí.

Obrazovka: Seznam skupin zaměstnanců

Č.	Název skupiny	Společnost
1	Řízení výroby	MRO Solution
2	Svářeči	MRO Solution
3	dinsa	MRO Solution
4	Kancelář	MRO Solution

Struktura a fungování nabídky 'Skupiny zaměstnanců' je velmi podobné nabídce 'Oddělení, středisko'. Kliknutím na ikonu '+' vedle názvu nabídky vytvoříte novou skupinu zaměstnanců; kliknutím na název skupiny v seznamu zobrazíte podrobnosti a kliknutím na ikonu tužky obrazovku úprav.

Automaty

Nabídka 'Automaty' slouží k technické správě automatů provozovaných společností.

Obrazovka: Obrazovka seznamu automatů

Ikona zobrazená ve sloupci 'Online' na pravé straně každého řádku automatu znázorňuje stav připojení k serveru. Zelená barva znamená normální připojení, červená offline stav. Kliknutím na číslo IMEI automatu nebo na informační ikonu přejdete do podnabídky 'Podrobnosti'.

V podnabídce 'Podrobnosti' můžete zobrazit podrobné údaje automatu, nastavení, produkty, na jejichž výdej je automat nakonfigurován, a charakteristiky správy zásob. Zobrazené informace mají pouze informativní charakter, technické změny lze provést pouze prostřednictvím vašeho zástupce.

Obrazovka: Podrobnosti — záložka 'Údaje'

Sekce	Obsažené položky
Identifikace	Interní ID · Guid · Výrobní číslo · Štítek
Modem	Aktivní · IMEI · IP adresa · Telefonní číslo
Provoz	Provozní partner · Společnost · Provozovna · Místo instalace · GPS souřadnice

Obrazovka: Podrobnosti — záložka 'Přiřazení produktů'

Zobrazuje produkt přiřazený ke každé pozici (spirále), spolu s bezhotovostní cenou, maximální kapacitou a prahem upozornění na nízký stav zásob.

Obrazovka: Podrobnosti — záložka 'Sklad' (aktuální stav)

V podnabídce 'Sklad' po kliknutí na 'Aktuální sklad' zobrazíte stav naplnění jednotlivých výdejních spirál (skupin spirál) automatu. Tato obrazovka barevně (zelená = dostatek, oranžová = střední stav, červená = nízký stav) přehledně zobrazuje, který zásobník a spirála kterého automatu obsahuje jaké zboží, jaká je kapacita spirály a jaké je její aktuální naplnění.

Upozornění! Do spirál se stejným stoupáním závitu je fyzicky možné vložit zaměnitelné položky (např. řezný kotouč o průměru 115 mm vyměnit za brusný kotouč stejného průměru 115 mm). Taková výměna však způsobí záměnu údajů o zásobách. Tyto položky nikdy nezaměňujte! Pokud je výměna nezbytná, informujte o tom svého zástupce, který zajistí, aby byla fyzická změna provedená na automatu synchronizována s nastavením správy zásob na serveru, čímž se předejde záměně údajů.

Funkce správy zásob umožňuje zaměstnanci, který provádí naskladnění — a má oprávnění a klíč k otevření automatu — po dokončení naskladnění zaznamenat, na jakou úroveň byl automat naplněn. K tomu je zapotřebí mobilní zařízení s přístupem k systému vzdálené správy. Kliknutím na 'Naskladnit' se otevře vstupní okno pro jednotlivé spirály; do každého pole zadejte množství naplnění a poté kliknutím na 'Uložit' záznam potvrďte.

V případě potřeby, pokud je třeba zboží vyjmout otevřením dvířek automatu, použijte tlačítko 'Vyskladnit'; pokud se skutečný stav zásob neshoduje se záznamem na serveru, použijte k opravě tlačítko 'Inventura'.

Skupiny produktů

Upozornění! Změna si ve většině případů vyžádá i změnu hardwaru (rozmístění spirál)!!!

Nabídka 'Skupiny produktů' umožňuje libovolně skupinovat jednotlivé produkty a jednotně regulovat přístup k produktům (položkám) v rámci stejné skupiny.

Obrazovka: Příklad podrobností skupiny produktů — skupina 'Napájecí adaptér'

Č.	Název produktu
0	Napájecí adaptér — čelist
1	Napájecí adaptér — šroub

Nové skupiny produktů lze vytvářet nebo existující upravovat stejně jako v jiných nabídkách — kliknutím na ikony '+' a tužka.

Oprávnění k produktům

V této nabídce můžete zobrazit a nastavit, které položky (produkty) může každá skupina zaměstnanců odebírat z automatu, jaký je minimální interval mezi jednotlivými odběry a kolik kusů může zaměstnanec dané skupiny odebrat za stanovené období (den/týden/měsíc).

Upozornění! Odběr produktů proto nelze omezit na úrovni jednotlivce! Ke správě oprávnění k produktům je nutné nejprve přiřadit každého zaměstnance do skupiny zaměstnanců a poté vytvořit limity pro danou skupinu.

Díky tomuto řešení stačí při přeřazení zaměstnance (jednotlivce) na jinou pracovní oblast změnit pouze skupinu zaměstnanců, ke které je přiřazen. Tato změna automaticky aktualizuje oprávnění zaměstnance pro všechny produkty, bez nutnosti jednotlivě měnit oprávnění a limity pro každý produkt.

Obrazovka: Příklad seznamu oprávnění k produktům (Společnost = MRO Solution)

Chcete-li zobrazit (vypsat) oprávnění k produktům, vyberte společnost v rozbalovací nabídce. Seznam se zobrazí automaticky, tlačítko 'Hledat' zde není k dispozici. Výběrem skupiny zaměstnanců lze seznam dále (automaticky) zúžit.

Chcete-li nastavit oprávnění k produktům pro danou skupinu zaměstnanců, klikněte na ikonu tužky vedle názvu skupiny. V seznamu se zobrazí tři sloupce, přičemž každé pole lze upravovat samostatně: ① povolené množství, ② jednotka období (Bez limitu / Zakázáno / Den / Týden / Měsíc / Rok), ③ doba blokování (v minutách).

Kliknutím na prostřední sloupec vyberete z rozbalovací nabídky období, na které se limit vztahuje. Například pro nastavení měsíčního limitu pro čelist napájecího adaptéru klikněte na 'Měsíc'. Hodnota '3' zadaná v prvním sloupci znamená, že zaměstnanci dané skupiny mohou za měsíc odebrat maximálně 3 kusy. Pokud by někdo chtěl odebrat čtvrtý kus před uplynutím měsíce, systém požadavek zamítne.

Pokud chcete zabránit tomu, aby zaměstnanec odebral všechny 3 měsíční kusy během několika minut na začátku měsíce, můžete pro daný produkt nastavit 'dobu blokování'. Do třetího sloupce zadejte v minutách období, během kterého bude další odběr/výdej blokován. (10 080 minut = 7 dní × 24 hodin × 60 minut)

Změněná/upravená nastavení uložíte kliknutím na zelenou ikonu uložení v horní části seznamu. Kliknutím na červenou ikonu X systém ukončí úpravu bez uložení.

Kapitola 5 - Servis automatů

Slouží k evidenci produktů dodaných do skladu.

Krok 1 — Výběr typu transakce

Vyberte typ transakce (např. Přesun zásob) a klikněte na tlačítko 'Další'.

Krok 2 — Zadání základních údajů přesunu zásob

Určete zdrojový a cílový sklad a zaregistrujte číslo dodacího listu a číslo faktury.

Krok 3 — Zadání položek přesunu zásob

Hledat	Výběr přijímaného produktu (lze zadat kód produktu/čárový kód)
Množství / OK	Zadání množství a potvrzení
Přidané položky	Seznam dosud přidaných položek
Uložit	Uložení všech položek

Pomocí tlačítka 'Hledat' vyberte přijímaný produkt. Můžete zadat kód produktu nebo čárový kód. Do pole množství zadejte počet kusů, poté klikněte na 'OK'; po zaregistrování všech položek kliknutím na 'Uložit' změny zaznamenáte.

Deník příjmových transakcí (deník přesunu zásob)

Obrazovka: Obrazovka deníku přesunu zásob

Kliknutím na modrý text zobrazený pod položkou 'Zdrojový sklad' (např. 'Dodavatel OOPP') přejdete na obrazovku podrobností skladu.

Obrazovka: Obrazovka podrobností skladu

Identifikace	Interní ID · Název (např. Dodavatel OOPP) · Provozní partner
Nastavení	Nadřazený sklad · Uživatel spravující sklad · Síťový sklad · Virtuální sklad
Ostatní	Poznámka
Odkazy	Aktuální sklad · Deník změn stavu skladu

Kliknutím na ikonu tužky můžete upravit zaregistrované údaje a pomocí tlačítka '+' zaregistrovat nový sklad.

Deník naskladnění automatu

V této části můžete zadáním období a kritérií z databáze zjistit, kolik produktů bylo naskladněno do automatu. Pokud provozujete více automatů, můžete filtrovat i podle konkrétního automatu a druhu produktu. Po nastavení filtrů klikněte na 'Hledat' pro načtení dat a tlačítkem 'Export do Excelu' ve spodní části seznamu je exportujte. Důležité: počet transakcí odpovídá skutečně vydanému množství.

Sklady

Kliknutím na tlačítko '+' zaregistrujete nový sklad. Kliknutím na 'Hledat' zobrazíte seznam zaregistrovaných skladů. U každého řádku skladu můžete vpravo zvolit ikonu stavu zásob, úprav nebo podrobností.

Obrazovka: Příklad obrazovky stavu zásob skladu

Č.	Produkt	Kód	Množství	Hodnota zásob
1	Montážní rukavice 10		-12,00 ks	-
2	Testovací kladivo 1	1133	87,00 ks	-

Kapitola 6 - Záznamy

Obrazovka: Obrazovka deníku transakcí

Kategorie typů transakcí:

• Nákup kartou — zaznamenává každou transakci odběru ze všech automatů podle času, osobního čísla, jména, skupiny, produktu, automatu, schvalovatele, čísla kreditu a čísla fotografie.

• Schválení — informace o schvalovateli a schváleném produktu a automatu.

• Vrácení produktu — zaznamenává každou transakci vrácení podle času, osobního čísla, jména, skupiny, produktu, automatu, schvalovatele, čísla kreditu a čísla fotografie.

Zadejte počáteční a koncový čas a typ transakce. Pokud vyberete pouze typ transakce, systém načte všechny údaje (středisko, zaměstnanec, skupina, automat, karta, zaměstnanec, produkt). Výběrem 'Export do Excelu' můžete filtrovaný výsledek exportovat do souboru Excel.

Kapitola 7 - Stav systému

Obrazovka: Obrazovka deníku stavu automatu

Výběrem automatu můžete zjistit, zda je online (zelená barva). Pokud není připojen k serveru, zobrazuje se jako offline (červená barva).

Kapitola 8 - Reporty

Výběrem období a určením typu transakce (nákup kartou, schválení, vrácení produktu) můžete zobrazit celkovou historii transakcí jednotlivých zaměstnanců v číselné podobě.

Obrazovka: Obrazovka statistiky zaměstnanců

Výběrem období a určením typu transakce (nákup kartou) můžete zjistit, v jakém množství byly položky vydány z automatu. Pokud provozujete více automatů, můžete filtrovat podle konkrétního čísla automatu a zobrazit pouze množství vydané z daného automatu, které lze exportovat do Excelu.

Obrazovka: Obrazovka statistiky produktů

Důležité: počet transakcí odpovídá skutečně vydanému množství.

Report skladu automatu po kusech

Můžete vybrat automat a produkt. Pokud nevyberete nic, do výsledků filtru budou zahrnuty všechny produkty ve všech provozovaných automatech.

Provozní partner	Produkt	Kód	Max. kapacita	Zásoba	Hodnota zásob	Podíl
MRO Solution	Adapter M8	460819001	0	0	0,00 %	0
MRO Solution	Bavlněné rukavice (puntíkované)	942600199	10	10	100,00 %	0

Stav zásob skladu

Vyberte mezi kritérii dostupnými v rozbalovacích nabídkách (cíl, provozní partner, sklad, produkt).

Provozní partner	Produkt	Kód	Zásoba
MRO Solution	Rukavice CALIDRIS 11		-1,00
MRO Solution	Náhradní čepel		-22,00
MRO Solution	Pláštěnka	FAR 028	100,00

Časová statistika

Po nastavení období, typu transakce, cíle a hodnoty klikněte na 'Hledat' pro zobrazení využití podle dne, měsíce a produktu.

Období	Celkem	Pozice 1	Pozice 2	Pozice 24
Celkový součet	35,00	13	1	3
2022-03-01	3	0	0	1
2022-03-02	14	8	0	0
2022-03-04	4	4	0	0

Filtrované výsledky můžete exportovat pomocí tlačítka 'Export do Excelu'.